Как вы обмениваетесь информацией? Опрошено 1826 ИТ-директоров, аналитиков и менеджеров

Прошли те времена, когда сотрудники проектных команд находились в одном здании. Сегодня над одним проектом могут трудиться несколько офисов, к работам привлекаться удаленные специалисты, партнеры и смежные организации. Все они должны работать вместе, обмениваться информацией, иметь быстрый доступ к документам и данным вне зависимости от местоположения. Зачастую своевременное получение информации становится критичным, например, для клиентов или контролирующих органов. Очевидно, что необходимо наладить некое виртуальное взаимодействие всех заинтересованных сторон. Тем не менее, за кажущейся простотой, вопрос выбора оптимального способа такого взаимодействия стоит достаточно остро. У ИТ-служб многих компаний до сих пор нет однозначного ответа.

Более половины (51%) из 1826 опрошенных специалистов: ИТ-директоров, аналитиков и менеджеров заявляют, что все еще используют электронную почту для согласования документов и обмена информацией. Каждый третий (30%) респондент говорит о применении FTP/файловых серверов. Еще 17% утверждают, что в их компаниях процессы передачи информации не регламентированы, поэтому сотрудники вынуждены самостоятельно искать решения. Чаще всего они обращаются к общеизвестным облачным продуктам из частной сферы (Dropbox, iCloud, OneDrive и др.).

Естественно, все представленные выше решения далеки от идеала и не способны обеспечить эффективность работы и безопасность информации. К примеру, то, что начинается как простая структура файлов, превращается в файловую «мусорку», по мере роста которой найти нужную информацию не представляется возможным. Ко всему прочему никак не отслеживается удаление и версионность файлов, не редки случаи дублирования информации. Многие сотрудники, использующие файловые хранилища жалуются на отсутствие элементарной структурированности и единых правил учета – каждый именует файлы по-своему, легко копирует и перемещает данные, когда и куда ему заблагорассудится. Все это в большей степени относится и к электронной почте, где результатом продолжительных переписок становится сложная структура папок и почтовых ящиков, где любая информация может быть забыта или потеряна. Во всех случаях о формировании быстрых подборок нужных документов говорить и вовсе не приходится.

Несмотря на многочисленные риски, многие компании по-прежнему не имеют комплексной ИТ-стратегии по организации совместной работы и обеспечению регламентированного обмена информацией.

Организация совместной работы на ECM-платформе

Некоторые компании до сих пор не знают, что ECM-системы (Enterprise content management) являются высокоэффективным решением для управления информацией и совместной работы.

Системы подобного класса являются общим и авторитетным источником информации, они интегрируются с многочисленными приложениями и учетными системами компании, объединяя ИТ-решения, справочную и документальную информацию на единой платформе. Сотрудники имеют возможность быстро находить и удобно работать с любыми подборками документов, доступ к информации строго регламентируется.

Для совместной работы и редактирования документов используются особые виртуальные пространства, так называемые электронные комнаты, в которые можно приглашать внешних сотрудников и партнеров. Такие виртуальные комнаты позволяют организовать эффективное взаимодействие экспертов, совместные обсуждения и оперативный обмен информацией.

ECM-система обеспечивает полную безопасность данных, контроль действий пользователей и версий документов. Виртуальные комнаты защищены от несанкционированного доступа: настраивается возможность предоставления удаленного доступа (постоянный или временный), глубина и степень ограничения просмотра информации.

С помощью автоматизации бизнес-процессов (BPM) производится согласование документов, руководители получают всеобъемлющую информацию о ходе проекта: уведомления о завершении того или иного этапа работ, об изменении или поступлении новых документов, о важных сроках, событиях и датах.

По итогам опроса, проведенного компанией SER Group среди клиентов, использующих ECM-платформу Doxis4, выяснилось, что именно повлияло на выбор ECM-системы для использования в совместной работе

• безопасно обмениваться и своевременно обновлять информацию
• объединять знания по проектам
• эффективно работать с документами
• автоматизировать управление задачами
• координировать назначения и сроки работ
• производить мониторинг событий по проекту
• обеспечить безопасность информации
• работать с внешними партнерами в виртуальных проектных комнатах, приглашать любых заинтересованных лиц и обеспечивать им удаленный регламентированный доступ
• следить за изменениями и обновлениями информации в режиме реального времени
• использовать функции чата и блогов