Лариса Тюминкина (RAMAX Group): «Российский рынок решений для долгосрочного хранения и архивирования документов активно развивается, в том числе с точки зрения импортозамещения»

– Лариса, какие программные и аппаратные решения из реестров Минцифры и Минпромторга позволяют обеспечить защиту и долговременное хранение электронных данных, какие из них выбрать организациям того или иного профиля?

– Классификатор программ для электронных вычислительных машин и баз данных включает в себя множество классов, и входящее в них ПО позволяет обеспечить защиту и долговременное хранение электронных данных. Среди них стоит выделить средства хранения данных, средства резервного копирования, средства мониторинга и управления, средства криптографической защиты информации и электронной подписи, средства распознавания символов, инструменты обработки, анализа и распознавания изображений, средства электронного документооборота, средства управления информационными ресурсами и средства управления основными данными (ЕСМ, MDM). Многие вендоры, продукты которых зарегистрированы в реестре отечественного ПО, являются нашими партнерами, среди них 1С, DocsVision, Directum, Soica и др.

Руководитель направления электронного документооборота
и систем управления документами RAMAX Group Лариса Тюминкина

Фото предоставлено RAMAX Group

Выбор подходящего решения для защиты и долговременного хранения электронных данных зависит от ряда факторов, таких как масштаб организации, объем данных, требования к безопасности, бюджет, соответствие регуляторным требованиям.

Поэтому в своей практике при внедрении систем хранения и управления электронными данными большое значение мы уделяем этапу предпроектного обследования, на котором проводим анализ существующих процессов, выясняем предпосылки и ожидания по результатам проекта, демонстрируем прототипы, оцениваем бюджет. Все это позволяет заказчику с нашей помощью выбрать оптимальное решение.

– Как создавать СХЭД в организациях и учреждениях? Как влияют на этот процесс новые правила Росархива?

– Новые правила Росархива, вступившие в силу с 17 сентября 2023 года, вводят более детальное регулирование процессов работы с электронными архивными документами и устанавливают более жесткие требования, направленные на обеспечение их долговременного хранения и юридической значимости.

Прежде всего, новые правила позволяют хранить электронные документы не только на обособленных носителях, как это было раньше, но и в специализированных информационных системах хранения – СХЭД (системы хранения электронных документов). Согласно правилам, единицей систематизации электронных документов остается дело, однако при составлении описей документов вместо классического формирования электронных дел вводится включение документов в описи с составлением реестров файлов. Это позволяет более точно учитывать каждый документ и его компоненты на уровне архива.

Важным нововведением стала возможность для коммерческих организаций привлекать сторонние компании для хранения своих электронных архивных документов на условиях аутсорсинга.

При создании СХЭД в организации необходимо определить соответствующие технические и программные решения, позволяющие реализовать все требуемые функции по приему, хранению, учету и использованию электронных документов в соответствии с нормативами. Также должны быть разработаны регламенты работы с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла.

– Что нужно, чтобы создать защищенную систему хранения информации?

– Создание надежной и защищенной системы хранения данных требует комплексного подхода, включающего использование сертифицированного оборудования и программного обеспечения, многоуровневую защиту на физическом, сетевом и прикладном уровнях, применение средств шифрования, контроля целостности, строгую идентификацию и разграничение доступа, процедуры реагирования на инциденты. Система должна полностью соответствовать требованиям российских регуляторов в области информационной безопасности - использовать сертифицированные ФСТЭК/ФСБ средства защиты, удовлетворять должному уровню обеспечения безопасности, предоставлять возможность аудита.

– Как обеспечить сохранность электронных документов свыше 30-50 лет?

– В эпоху цифровой трансформации, когда все больше компаний постепенно уходят от бумажного хранения, внедряя системы электронного, и часть информации существует только в виде файлов на компьютерах, крайне важно позаботиться о том, чтобы ценные данные не были безвозвратно утрачены со временем.

При обеспечении долгосрочной сохранности документов главный вызов состоит в том, что технологии быстро устаревают, форматы файлов, аппаратное и программное обеспечение для их чтения постоянно меняются. То, что сегодня кажется надежным способом хранения данных, через 30-50 лет может оказаться полностью нечитаемым. Поэтому необходимо тщательно подойти к вопросу выбора используемых технологий, СХЭД, форматов файлов. Для обеспечения целостности информации важно вести документацию и создавать резервные копии данных, распределяя их между несколькими хранилищами.

Организации должны разработать и последовательно реализовывать долговременные стратегии по управлению цифровыми архивами, включающие регулярное обновление носителей, миграцию данных, резервное копирование, контроль доступа и шифрование особо ценной информации.

– Соответственно, вопрос про гибридные архивы - что делать со старыми бумажными документами, как решаются вопросы их оцифровки?

– Создание гибридных архивов, сочетающих цифровые и бумажные документы, является актуальной задачей для многих современных организаций. С одной стороны, сегодня большая часть информации рождается в электронном виде, с другой – накопленное десятилетиями наследие зачастую существует только на бумажных носителях. Решением является оцифровка бумажных архивов путем сканирования и распознавания документов с использованием OCR-технологии.

Однако этот процесс требует тщательного планирования, организации и серьезных ресурсных вложений. Поэтому необходимо определить приоритеты оцифровки, создать структурированное электронное хранилище с возможностью поиска и резервного копирования, проработать вопрос обращения с оригинальными бумажными версиями после оцифровки, учитывая, что законодательные ограничения не позволяют полностью отказаться от бумажной формы для некоторых категорий документов.

– Приведите примеры из вашей практики. Как вы развиваете данное направление?

– RAMAX Group за свою многолетнюю практику разработала собственную методологию внедрений, учитывающую специфику заказчика. За плечами у нас – проекты для ведущих в своих отраслях компаний, в том числе ретроспективный архив с распознаванием и автоматическим атрибутированием исторических документов, финансовый архив для налогового мониторинга с системой поточного сканирования и распознавания, импортозамещение электронного архива с уникальным ИТ-ландшафтом и большим объемом накопленных данных.

– Как сейчас, по вашей оценке, развивается этот рынок в России, в частности, с точки зрения импортозамещения? Какие тренды вы бы отметили, какие перспективы видите?

– На наш взгляд, последние годы в России рынок решений для долгосрочного хранения и архивирования документов активно развивается, в том числе с точки зрения импортозамещения. Это связано как с общим фокусом на цифровую трансформацию, так и с необходимостью снижения зависимости от зарубежных поставщиков в условиях санкций. Тренды, как и везде, основываются на потребностях: например, требования к использованию отечественных средств криптографической защиты информации в системах хранения и архивирования документов привели к активному развитию отечественных систем электронного архивного делопроизводства и управления документами с акцентом на обеспечение информационной безопасности, а увеличение спроса на оцифровку бумажных архивов государственных и коммерческих организаций способствовало росту использования OCR-технологий.

– Большое спасибо за беседу!