ИТ-отдел в эпоху цифровизации образования

Специалисты IT-отделов колледжей выполняют широкий круг обязанностей, таких как обеспечение функционирования всей компьютерной техники и сетевого оборудования, установка и настройка необходимого ПО на всех компьютерах организации, проведение консультаций и предоставление информации о правилах использования техники и программного обеспечения для педагогов колледжа и других должностных лиц.

Также данные сотрудники занимаются разработкой и технической поддержкой сайта учебного заведения, обслуживанием сервера, на котором он размещен, и предоставлением доступа к ресурсу другим лицам.

ИТ-отдел находится в постоянном контакте с другими структурными подразделениями учебного заведения. Так, например, при взаимодействии с директором решаются вопросы по использованию и приобретению нового технического оборудования, а совместно с заведующим хозяйственным отделом прорабатываются пути материально-технической поддержки.

Работники учебной части, бухгалтерии, а также преподаватели и студенты могут обращаться к системным администраторам в случае необходимости починить сломанную технику или провести ее диагностику.

Процесс обработки заявок от других отделов обычно проходит в несколько этапов: получение запроса, его анализ (который включает определение потребностей) и выполнение необходимых действий для решения задач.

В колледжах РФ широко используется разнообразное программное обеспечение: от отечественных операционных систем «Альт Образование» до специальных платформ 1С «Колледж-проф».

Несмотря на обилие используемых программных продуктов, наиболее частая проблема ИТ-отделов — отсутствие универсального действенного инструмента для приема и работы с заявками. Как правило, взаимодействие между отделами происходит посредством мессенджеров, часто требуются личные встречи, а порой диалог ведется с использованием бумажных записок. Все это значительно затрудняет как сам рабочий процесс, так и его контроль.

Появление отечественного продукта «Служба поддержки» от ЛЭВЛ 7 стало решительным шагом навстречу автоматизации работы ИТ-подразделений в колледжах.

Это инновационное решение включает в себя пакет функций, необходимых для успешного и стабильного функционирования отдела: регистрация заявок, распределение обязанностей между сотрудниками, возможность взаимодействия с электронной почтой и другим сторонним ПО, автоматическое составление отчетов.

Все эти опции «Службы поддержки» значительно упрощают сотрудничество ИТ-отдела со всеми структурными подразделениями колледжа. Благодаря этому ПО, даже сложные задачи могут быть решены силами весьма ограниченного числа сотрудников.

Рассмотрев основные задачи ИТ-отделов колледжей, их структуру и особенности взаимодействия с другими подразделениями, а также проблемы, возникающие в этой области, можно сделать вывод о необходимости широкого внедрения современных программных продуктов, повышающих эффективность работы ИТ-специалистов в образовательных организациях.

Ярким примером такого сервиса является отечественное ПО «Служба поддержки», позволяющее оптимизировать обработку обращений и обеспечить прозрачность деятельности ИТ-отдела.