Агентство труда и занятости населения Красноярского края (АТЗН) начало промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота CompanyMedia, созданной компанией «ИнтерТраст»

В настоящий момент автоматизированы основные делопроизводческие процессы АТЗН. Эта задача была решена с помощью организации рабочих мест для ключевых сотрудников Агентства, проведения тренингов по работе с СЭД и составления моделей деловых процессов организационного документооборота.

«Руководители Агентства занятости населения поставили задачу перевести весь организационно-распорядительный документооборот в электронный вид и подготовить Агентство к электронному обмену документами с органами государственной власти Красноярского края в рамках единой краевой системы электронного документооборота. Одной из важных особенностей проекта была необходимость интеграции СЭД Агентства и СЭД Правительства Красноярского края. Использование одинакового программного продукта как в Агентстве, так и в Правительстве существенно облегчило задачу», - отмечает Александр Илюшенко, руководитель проекта со стороны исполнителя – НТЦ «ИнтерБИТ».

В процессе внедрения для пользователей CompanyMedia были организованы рабочие места, предоставляющие возможность:

    централизованной регистрации в системе входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов всего предприятия;
    рассылки документов в электронном виде и ознакомления с ними;
    выдачи резолюций и поручений по различным видам документов;
    согласования и подписания документов, создаваемых внутри компании;
    контроля исполнительской дисциплины по выданным поручениям и резолюциям;
    создания и ведения архива документов, позволившего исключить риск потери информации.

В рамках установки системы был также подключен модуль системы электронного документооборота CompanyMedia «Центр отчетов», автоматизирующий подготовку аналитических справок по документам и отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников. Модуль позволяет агрегировать информацию по интересующему вопросу из нескольких модулей CompanyMedia, задать параметр ее оценки и проанализировать, построив необходимый отчет. Данные, которые предоставляет «Центр отчетов», обеспечивают руководителя необходимой информацией для принятия управленческих решений, позволяют ему основываться на фактах, ссылаться на достоверные данные.

Автоматизировав многие повторяющиеся рутинные, но необходимые для обеспечения жизнедеятельности Агентства процессы, система снизила нагрузку на персонал, высвободила временные и трудовые ресурсы организации. В целом же CompanyMedia позволила поднять на качественно новый уровень работу с документами и задачами компании.

«Простая функция электронной регистрации входящих документов и обращений граждан существенно увеличила скорость и качество нашей работы. Теперь сотрудники не тратят рабочее время, например, на  перенос документов из кабинета в кабинет, или на поиск необходимого документа. СЭД взяла на себя всю рутину. Отработка же механизмов взаимодействия с краевой СЭД позволит в ближайшем будущем включить всё Агентство в единую краевую систему электронного документооборота», - делится впечатлениями от проекта Валерий Лосев, начальник отдела ИТ и ЭАС.

Сегодня в СЭД CompanyMedia работают все ключевые сотрудники управления Агентства, в ближайших планах - включение в СЭД всех филиалов.