Академический подход. ЭОС внедрили систему электронного документооборота в МАИ

Московский авиационный институт был создан в 1930 году. В настоящее время здесь проходят обучение более 16 тыс. студентов. Институт предлагает обучение по 38 специальностям. В аспирантуре готовят кандидатов наук по 54 специальностям физико-математических, химических и технических наук, а также по 6 специальностям исторических, экономических, философских и политических наук. В докторантуре представлены более 10 научных направлений по проблемам механики, машиностроения и процессов управления. Кроме того, имеются советы по защите кандидатских и докторских диссертаций. Ученые технического университета МАИ ведут исследования по 29 научным направлениям.

В декабре 2007 года в рамках проектов по созданию современной автоматизированной системы вуза и системы менеджмента качества (СМК) Московский авиационный институт приобрел систему eDocLib компании ЭОС.

«Задачи выбора ПО и его закупки решались с использованием механизма тендеров. Критерием выбора ПО была минимальная цена за необходимый функционал, причем в этом плане компромиссы не допускались. Основными требованиями к ПО были совмещение хранения как структурированной, так и неструктурированной информации в одном месте, гибкая и достаточно сложная система ограничения прав доступа, а также поддержка версионности хранимых документов и регистрационных карточек для них. Кроме того, институту были необходимы тиражируемый «коробочный» продукт и возможность доработки под конкретные требования своими силами (встроенный язык или открытый API). В полуфинал вышли Lotus Notes, SharePoint Server, Documentum и продукты компании ЭОС. По совокупности характеристик в финал вышли eDocLib и Lotus Notes. С точки зрения стоящих перед МАИ задач и подхода к их решению между обеими системами не было большой разницы, но стоимость покупки и внедрения Notes была заметно больше. Таким образом, победителем была признана система eDocLib. Поставка выбранного ПО проводилась также через тендер», - прокомментировал заместитель начальника отдела информационных сетей МАИ Игорь Артамонов.

Необходимость внедрения системы была обоснована не только требованиями СМК. Ранее сотрудники МАИ сталкивались со сложной внутренней организацией согласования, хранения и подписания документов. Кроме того, документооборот института характеризуется большими объемами бумажных документов.

Приобретенная система eDocLib является в достаточно мере типовым решением и поэтому внедряется силами заказчика, хотя ЭОС периодически предоставляет консультационные услуги. В дальнейшем МАИ планирует привлекать специалистов разработчика для решения конкретных задач по мере их возникновения и при невозможности решить их силами своих сотрудников.

Система eDocLib – разработка компании ЭОС, которая позволяет создать корпоративный сервер данных организации с централизованным хранением электронных документов, данных, знаний произвольного вида. Кроме того, система предоставляет различные функции систематизации, поиска информации и разграничения прав доступа к ней. Она реализована на платформе Microsoft.Net и имеет четырехзвенную архитектуру. Функционирует eDocLib в сети Интернет/Интранет предприятия, что позволяет, в том числе, организовать мобильный доступ сотрудников организации к системе и одновременно упрощает ее установку и эксплуатацию. Как отмечают разработчики, eDocLib – это масштабируемая система, в которой могут работать от одного до десятков тысяч пользователей. Решение поддерживает web-интерфейс, рассчитанный как на эпизодическую, так и на постоянную работу. В числе последних внедрений eDocLib можно отметить проект в ООО «Турбоконтроль» (см. новость от 7 марта 2008 г.). Среди других крупных заказчиков систем eDocLib и «Дело» - «Московское ипотечное агентство» (см. новость от 22 января 2008 г.) и банк «Возрождение» (см. новость от 9 сентября 2007 г.). В прошлом году в рамках выставки Softool система eDocLib была признана продуктом года и заняла второе место в номинации «Документооборот».

Система, реализуемая на базе eDocLib, будет использоваться в МАИ для решения ряда прикладных задач. Так, в настоящее время решается крупная задача автоматизации документооборота учебной деятельности, в рамках которой запланированы три этапа. Сейчас стартует первый этап проекта, в рамках которого при помощи системы eDocLib сотрудники МАИ автоматизируют работу приемной комиссии. Окончание установки и настройки eDocLib для учета абитуриентов планируется на начало июня этого года (до начала работы приемной комиссии). Помимо настройки и установки этой системы в рамках первого этапа планируется обучение трех технологов МАИ.

Далее последует этап наполнения базы данными по результатам вступительных экзаменов, приказами о зачислении, а также информацией по распределению групп и т.п. Второй этап сотрудники МАИ планируют закончить в конце августа. В декабре 2008 проектная группа планирует закончить работы по реализации возможности контроля прохождения студентами процесса обучения. Это подразумевает, в первую очередь, реализацию функционала для решения ряда административных задач, где будет обеспечено управление такими документами, как приказы, ведомости, назначение поощрений и взысканий, переводы, отчисление, окончание обучения и т.п.

В итоге eDocLib сохранит и упорядочит все данные по каждому абитуриенту (впоследствии – студенту): с момента подачи документов в вуз до окончания учебного заведения (заявления, копии документов, данные об успеваемости и переводах, а также другие существенные сведения). Помимо этого, eDocLib будет использоваться для хранения различной информации по СМК, научно-исследовательской части, договорам и иным документам общего характера. Поэтому, как отмечает заказчик, особенно важно наличие в eDocLib системы разграничения и управления правами пользователей при доступе ко всему массиву хранимой информации.

В дальнейшем, в рамках работ по развертыванию системы менеджмента качества, МАИ планирует внедрение других продуктов компании ЭОС. Это система электронного документооборота «Дело» для автоматизации входящей/исходящей документации в общем отделе вуза и контроля исполнения поручений и внутреннего документооборота, а также подсистема «Дело-Web».

Напомним, что система «Дело» - комплексное промышленное решение, обеспечивает автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение электронного документооборота организации. Функционал системы «Дело» соблюдает требования регламентов и внутренних стандартов в области управления документами и информационной безопасности. В рамках внедрения типового решения «Дело» на начальном этапе сотрудники МАИ планируют обучить порядка 10 пользователей.

Также планируется начать работы по внедрению системы «Дело-Web», которая разработана для создания мобильных рабочих мест и организации удаленного доступа. На первом этапе будет автоматизировано примерно 5 рабочих мест. Как и в случае с продуктом eDocLib, разработчики ЭОС отмечают, что система «Дело-Web» также впервые внедряется в вузе.

Продукты компании ЭОС давно используются в организациях образовательной отрасли. ЭОС уже много лет реализуют программу «Документооборот со студенческой скамьи», в рамках которой все программные продукты в учебных целях поставляются в вузы бесплатно, при этом компания стала пионером в проведении работ такого плана. Так, например, в учебном процессе его используют в Рязанском государственном университете им. С.А. Есенина. В свое время филиал Вятского государственного гуманитарного университета в Кирово-Чепецке выбрал эту систему как базу для своей СЭД. Ивановский государственный энергетический университет и Нижегородский государственный лингвистический университет им. Н.А. Добролюбова также используют системы разработки ЭОС. ЭОС осуществляет продвижение своих разработок на рынок образования как самостоятельно, так и через партнеров. Например, поставки ПО в регионах провели: в Липецкий государственный педагогический университет – компания «Компьютерные компоненты», в филиал Орловской региональной академии государственной службы в Туле – компания «СофтЭксперт». По сведениям компании, всего ПО разработки ЭОС поставлено в 136 вузов и 41 среднее специальное учебное заведение России, а также в 23 учебных заведений СНГ. Причем компания ЭОС и ее партнеры не ограничиваются простой поставкой ПО. Преподаватели учебных заведений проходят обучение. Впоследствии им оказывается полноценная техническая поддержка по «горячей линии». Помимо СЭД «Дело» в учебные заведения поставляются другие программные продукты: система автоматизации архивной деятельности «Архивное Дело» и система кадрового учета «Кадры».

«Сотрудничество нашей компании с учебными заведениями не ограничивается только поставкой и обеспечением функционирования программных продуктов. Очень важным аспектом взаимодействия является методическая работа. Мы делимся нашими различными разработками: например, роль СЭД в системах менеджмента качества и применении разнообразных программных продуктов для автоматизации СМК. Вузы проводят большую научную работу, результаты которой помогают компании ЭОС на протяжении многих лет являться лидером в области автоматизации документационного обеспечения управления и электронного документооборота. Наша компания всячески поддерживает такую научно-исследовательскую работу. Например, мы организовываем конкурсы на лучшие рефераты в области ДОУ, где главный приз - стипендия ЭОС для студентов, а также проводим семинары и курсы для преподавателей и для студентов», - отметил директор по управлению качеством компании «Электронные Офисные Системы» Алексей Мальков.

Говоря о присутствии компании ЭОС на рынке НИИ и образования, по данным отраслевых аналитиков, доля ее внедрений составляет 25 %. По рынку СЭД в целом ЭОС также занимает лидирующие позиции с долей 39 %. Немалую роль в таких достижениях играет активная маркетинговая стратегия. Как сообщили в компании, «в целях продвижения наших продуктов мы проводим выставки и презентации в Москве и регионах. Кроме того, компания проводит клиентскую конференцию «Осенний документооборот» и партнерскую конференцию «Весенний документооборот». В числе других инициатив - реклама в СМИ (электронных и печатных) и контекстная реклама в Интернете. Особенно высока активность ЭОС в регионах, где мы стабильно два раза в месяц проводим презентации в различных городах. Также мы участвуем в конференциях и выставках для вертикальных рынков».

«Что касается планов по развитию компании в 2008 году: компания, занимающая лидирующую позицию на рынке, не может себе ставить иных целей, кроме увеличения своей рыночной доли. 41 % прошлогоднего роста - выше среднеотраслевого (по оценке специалистов ЭОС), но во многих проектах компания подошла к определенному порогу, после которого может начаться еще более быстрое продвижение», - прокомментировали в пресс-службе ЭОС.

Сейчас можно выделить два стратегических направления развития, которых компания будет придерживаться в 2008 году. Важным фактором, оказывающим влияние на все развитие отрасли, является включение документационных технологий в инфраструктурные решения ведущих поставщиков ПО, в т.ч. Microsoft, Oracle, IBM. Такого рода решения открывают перед разработчиками СЭД совершенно новые возможности. В этих рамках ЭОС в мае этого года на выставке Docflow-2008 представит новое решение – первую отечественную тиражируемую систему документооборота, реализованную в среде SharePoint Portal Server 2007, новейшем документационном портале корпорации Microsoft. В результате заказчик получит не просто систему документооборота, которую он должен будет интегрировать со своими портальными решениями, а полноценную интегрированную систему, обеспечивающую решение всех задач управления неструктурированными информационными ресурсами. Более того, в случае SPPS он получит также систему, автоматически интегрированную со всеми офисными приложениями MS Office.

Ключевой проблемой дальнейшего развития отрасли в России является проблема отсутствия общепринятых норм юридической значимости электронных документов, а также национальных стандартов, определяющих единые требования к форматам представления, хранения и обмена электронными документами, к системам их обработки и хранения. Наиболее реальным путем быстрого решения этой проблемы является, по мнению специалистов ЭОС, адаптация ряда общепризнанных международных стандартов в этой области и связанных с ними систем испытаний и сертификации. «Исторически в России сложилась унифицированная методология коллективной работы с документами – делопроизводство (документационное обеспечение управления), архивное дело. Это дает огромные преимущества при создании единой национальной системы электронного документооборота. Однако сегодня, не закрепляя это в стандартах и увеличивая ничем не оправданное многообразие, это преимущество не только не используется, но теряется. Именно поэтому компания ЭОС на II Национальном конгрессе «Приоритеты развития экономики. Партнерство государства и бизнеса» (см. новость от 18 сентября 2008 г.) выступила с инициативой выработки национальных стандартов СЭД, гармонизированных с международными стандартами. И мы планируем целый ряд новых инициатив и конкретных шагов в этом направлении», - сообщили в пресс-службе компании.

Подробности

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) была образована в августе 1994 года. Миссия компании - разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. Специалисты ЭОС разрабатывают и поставляют программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета. ЭОС оказывают услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала. Штат компании насчитывает 140 специалистов. Продукты компании - система электронного документооборота «Дело», подсистема «Дело-Web», интеграционное решение «ДЕЛО» - 1С, опции «Юридически значимый и защищенный документооборот, «ЭЦП и шифрование», «Поточное сканирование»; система кадрового учета «Кадры»; система eDocLib (Electronic Documents Library) и др.

Продукты компании используют более 1,5 тыс. организаций, в число которых входят крупнейшие коммерческие и государственные структуры России, а общее количество установленных рабочих мест превысило 120 тыс. Среди ключевых клиентов разработчика - ЦБ РФ, банки «ВТБ 24», «Петрокоммерц», Счетная палата РФ, аппарат Государственной думы, аппарат Совета Федераций Федерального собрания РФ, ВГТРК/ГТРК «Культура», Госатомнадзор России и др.