Аптечные заявки подверглись девелопменту. На базе SharePoint Server

В 2001 году руководство фармацевтического холдинга «Протек» приняло решение о создании аптечной сети «Ригла». Сегодня «Протек» представляет собой группу компаний, куда помимо сегмента дистрибьюции входят производственные, розничные, медиа и иные структуры, в том числе один из ведущих российских производителей лекарственных средств ЗАО «ФармФирма «Сотекс» - ключевой партнер ООО «Ригла». В свое время первыми открылись две аптеки «Ригла» в Москве и одна в Ростове-на-Дону. Сейчас компания насчитывает более 400 аптечных учреждений в Москве, Волгограде, Петербурге, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Саратове и других городах России.

В связи с наличием разветвленной территориальной структуры в ООО «Ригла» для обеспечения нормального функционирования и контроля за использованием денежных средств были стандартизованы бизнес-процессы по утверждению заявок на выполнение различных работ внутри компании, в том числе в департаменте ИТ. Для этого были разработаны типовые бумажные формы, определены маршруты их согласования и утверждения и формализованы политики их хранения. В ходе развития компании стало понятно, что использование бумажных документов является малоэффективным подходом. Процессы утверждения требовали больше времени по многим причинам: из-за отсутствия уполномоченных лиц на рабочем месте, их загруженности, невозможности параллельного выполнения не связанных задач. В итоге часть заявок утрачивалась в процессе утверждения, а бумажное хранилище пополнялось новыми документами. Это приводило к простоям, непроизводительным потерям времени руководителей, рядовых работников и ИТ-специалистов. В результате увеличивались и затраты на обработку и хранение заявок.

Руководство компании приняло решение о внедрении СЭД. Реализации такого проекта в значительной степени препятствовала сложность бизнес-процессов ООО «Ригла», которая заключается в сочетании последовательного и параллельного согласования, наличия большого количества возвратов и условных переходов. Все это что делало невозможным использование «коробочных» решений по автоматизации документооборота.

«По мере развития нашей компании мы столкнулись с тем, что для выполнения существующих бизнес-процедур по согласованию внутренних документов требовалось все больше и больше времени. Это приводило к тому, что, например, вновь принятый на работу сотрудник не мог нормально работать в течение примерно первых двух недель, пока не были согласованы все необходимые процедуры. Решение этой проблемы стало ключевой задачей, стоящей перед нашим ИТ-департаментом», - прокомментировал начальник департамента информационных технологий компании «Ригла» Денис Вдовин.

Компания «Ригла» обратилась за консультациями к специалистам Microsoft и Softline. В качестве платформы для автоматизации был выбран продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющий реализовать систему электронного документооборота в масштабах предприятия с использованием набора программных компонентов и инструментов для построения workflow-приложений - Windows Workflow Foundations.

Проект стартовал в январе 2008 года. «Существующие в компании «Ригла» бизнес-процессы не могли быть автоматизированы с использованием «коробочных» решений. Это был примерно на 80 % девелоперский проект, связанный с разработкой ПО на основе SharePoint», - прокомментировала заместитель директора по PR компании Softline Наталья Вьюникова. «В последнее время отмечается тенденция, при котором постоянный рост компаний обуславливает увеличивающуюся сложность бизнес-процессов, делая невозможным применение «коробочных» решений для их автоматизации. В данном случае разработка специализированной системы для автоматизации процессов, сопряженных с документооборотом, на платформе SharePoint является, на наш взгляд, оптимальным решением», - добавил руководитель отдела продаж Softline Consulting Services Роман Романцов.

В рамках первого этапа перед специалистами Softline Consulting Services была поставлена задача реализовать пилотный проект по автоматизации процесса утверждения заявок в ИТ-департаменте компании на предоставление доступа к информационным ресурсам и повысить скорость их согласования и снизить трудозатраты на данном процессе. Напомним, что вендор входит в группу Softline и является золотым партнером Microsoft (Microsoft Gold Certified Partner).

В ходе работ длительностью около двух месяцев специалисты Softline провели предпроектное обследование. Этот этап включал составление описания существующих бизнес-процессов, их оптимизацию и подготовку технического задания на разработку и внедрение электронной системы управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007. В результате анализа был автоматизирован рабочий процесс по утверждению заявки с распределением до 10 ролей, привязанных к Active Directory. Форма самой заявки была переведена в электронный вид. Также проектная группа создала приложения и справочники, доступ к которым предоставляется пользователям, участвующим в процессе согласования.

На следующем этапе проекта по автоматизации документооборота в компании «Ригла» запланировано внедрение электронных форм в режиме офлайн для сети аптек в промышленном масштабе и их последующая синхронизация. В случае успешного результата работы системы планируется автоматизировать процесс согласования служебных записок, нормативных документов и договоров.

«Построенная специалистами Softline Consulting Services система отвечает сложившейся практике утверждения заявок в нашей компании и в то же время позволяет повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения непроизводительных потерь времени, связанных с прохождением документов. В дальнейшем мы планируем расширение системы с переводом в электронный вид внутренних документов компании», - прокомментировал Денис Вдовин.

«Если говорить об автоматизации рабочих процессов на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 в сегменте фармацевтики, то мы оцениваем спрос на такие решения как достаточно высокий. Причин тому несколько. Во-первых, фармацевтические компании обладают, как правило, достаточно сложной структурой и, во-вторых, широкое региональное покрытие. С одной стороны, это приводит к возрастающей сложности бизнес-процессов в компании и делает невозможной их автоматизацию «коробочными» продуктами. С другой стороны, это делает необходимым использование инструментов совместной работы с корпоративной информацией. С нашей точки зрения рынок фармацевтики является одним из приоритетных для продвижения подобных решений наряду со строительными компаниями, сегментами профессиональных услуг и ретейлерами», - прокомментировала Наталья Вьюникова.

Аналогичный сервис по реализации системы учета заявок пользователей также планирует установить ЗАО «НПП «ЭнергопромСервис», занимающееся комплексной системной интеграцией в области создания автоматизированных систем учета и управления техническими и технологическими процессами (АСУ ТП) в электроэнергетической области. А на сегодняшний день в компании функционирует корпоративный портал на базе технологии Microsoft Office SharePoint Server 2007 (см. новость от 4 марта 2008 г.). Также платформу Microsoft Office SharePoint Server 2007 использовала в проекте с Акционерным Банком «ГПБ-Ипотека» компания TopS Business Integrator при поддержке компании Microsoft в рамках программы Rapid Development Program (см. новость от 12 декабря 2007 г.). «Продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007, по оценкам Gartner, занимает одну из лидирующих позиций на рынке внутрикорпоративных порталов. В этом смысле разработка кастомизированных решений на основе этого продукта приводит к значительному снижению общей стоимости владения системой  за счет того, что удается организовать портал и автоматизировать рабочие процессы», - отметила Наталья Вьюникова. На MOSS-2007 обращают и профильные компании, занимающиеся системами электронного документооборота, так, недавно один из ведущих игроков, «Электронные Офисные Системы», объявил о скором выпуске отдельного решения на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 (см. новость сегодня). Прогнозируется, что на данном этапе это будет единственное предложение такого рода на российском рынке.

В числе других недавних проектов Softline Consulting Services можно отметить сотрудничество со страховой группой «Прогресс». В рамках проекта системный интегратор организовал систему почтового мобильного доступа на базе технологий Microsoft, а также с помощью специальной услуги для корпоративных клиентов «Офис онлайн», предоставляемой оператором сотовой связи MТС. (см. новость от 21 марта 2008 г.). Кроме того, недавно компания начала сотрудничать с ОАО «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания». Руководство заказчика пришло к решению установить систему, которая дает возможность удаленно работать с корпоративной почтой, календарем, контактами и задачами. Система была реализована с помощью специальной услуги для корпоративных клиентов «Офис онлайн», предоставляемой оператором сотовой связи MТС (см. новость от 17 марта 2008 г.).

Если говорить в целом о присутствии ГК Softline на ИТ-рынке, то ее совокупный оборот за 2007 год составил $292 млн, что в три раза превышает показатели 2006 года ($97,66 млн). В Softline работает более 1 тыс. сотрудников, таким образом, численность персонала увеличилась на 49 % по сравнению с 670 сотрудниками на конец 2006 года. В плановых показателях Softline на 2008 год – активное развитие группы компаний, достижение оборота в $500 млн, расширение штата до 1,5 тыс. человек, выход на новые региональные рынки, подготовка к IPO и др. Отдельное направление развития – услуги в сфере ИТ-обучения (см. новость от 21 апреля 2008 г.).

Подробности

Группа компаний Softline работает с 1993 года. В структуре группы выделено несколько направлений. Специалисты Softline Consulting Services оказывают услуги по созданию, комплексному обследованию, развитию и технической поддержке ИТ-систем и управлению лицензиями на программное обеспечение у крупных клиентов. Компания Axoft работает с сетью из 2 тыс. дилеров и является поставщиком и дистрибьютором более 300 компаний - производителей программного обеспечения, среди которых Microsoft, Symantec, GFI, Borland и др. Вторым направлением является консалтинг. Softline Solutions оказывает консалтинговые услуги для среднего и малого бизнеса по решениям Microsoft Dynamics CRM и SAP. Учебный центр Softline предлагает ИТ-специалистам курсы по инфраструктурным технологиям и общесистемному ПО. Среди заказчиков компании можно отметить ЗАО «НПП «ЭнергопромСервис» (см. новость от 4 марта 2008 г.), агентство недвижимости «Домострой» (см. новость от 26 февраля 2008 г.), ООО «ИКФ «Солвер» (см. новость дайджеста от 10 декабря 2007 г.) и др.