Итоги конференции СЭД/ECM Day 2015

Конференцию по теме СЭД/ECM TAdviser провел во второй раз. Как и год назад, она показала высокий интерес заказчиков и вендоров к этой области ИТ.

В общей сложности TAdviser СЭД/ECM Day 2015 посетили более 120 специалистов из коммерческих и государственных организаций. В их числе – представители таких организаций как Минобороны, «Ростех», ФГУП «РФЯЦ-ВНИИЭФ», «Газпром нефть», «Гринатом», «Уралсиб», Минкомсвязи, Федеральная служба по аккредитации, «Первая грузовая компания», Ростуризм, ФГУП «Госкорпорация по ОрВД», Мосэнерго, Мосводоканал, «ВТБ 24», «ХМ Банк Открытие», Tinkoff Bank, АКБ «Абсолют Банк», АКБ «Пробизнесбанк», ГК «Дикси».

В ходе мероприятия участникам были представлены примеры использования СЭД/EMC в крупных компаниях в России, обзор продуктов, услуг и видение рыночных тенденций от игроков рынка.

Опыт заказчиков, мнения экспертов

Старший менеджер проектов PSA Peugeot Citroen Елена Зырянова в своем докладе рассказала о проекте по автоматизации финансового архива на платформе Tessa в компании. В его рамках была создана единая точка доступа к первичным финансовым документам компании, реализована интеграционная связка с существующей в компании EDI на базе «Диадок», предназначенной для обмена данными, сокращено время доступа и поиска необходимой информации и заложена основа для дальнейшего развития СЭД в PSA Peugeot Citroen.

Один из вопросов, заданных Елене Зыряновой после выступления, был о том, как ее компания смогла заставить дилеров перейти на электронный обмен документами с учетом, что многие этому сопротивляются.

«Главный момент, который дилеров очень стимулировал, - это скорость получения документов. Кроме того, бумага часто теряется, что влияет на бухгалтерию, а с электронными документами такой проблемы нет, - отметила она. - Вместе с тем, у нас есть несколько дилеров, которые действительно очень сопротивляются переходу на электронный обмен документами, но мы надеемся их со временем уговорить».

Сергей Ларченко, директор операционной дирекции «Сетелем Банк», рассказал об особенностях внедрения СЭД в банке на примере проекта в своей организации. По его словам, в 2014 году в банке была внедрена СЭД на базе Docsvision стала инструментом ежедневного рабочего взаимодействия всех сотрудников. В системе подключено более 730 пользователей, из которых них активно работает около 100 пользователей, включая топ-менеджеров, а в дальнейшем планируется увеличение количества пользователей системы и подключение к работе сотрудников удаленных филиалов «Сетелем Банка».
В числе вопросов, заданных Сергею Ларченко из зала после выступления, - как организовано подключение к СЭД новых пользователей в «Сетелем Банке».

«Мы обучаем всех работе с системой, обучение длится неделю, и по его итогам сотрудники сдают тест. Это относится и к руководящему составу, включая гендиректора. При этом результаты теста засчитываются, только если сотрудник набирает в нем определенное количество баллов. Не всем, включая руководящий состав, удается сделать это с первого раза», - ответил он.

Денис Камаев, руководитель группы эксплуатации почтовых систем и документооборота блока ИТ в МТС, рассказал о внедрении и 12-летнем опыте использования в своей компании СЭД «Босс Референт» (теперь – «Логика бизнеса») на базе Lotus Notes, в которой сейчас работают около 37 тыс. пользователей. Он осветил вопросы, как устроена система, изменения ее архитектуры с течением времени, узкие места, планы по дальнейшему развитию. В числе ключевых моментов развития проекта он обозначил переход на веб-интерфейс при работе с системой и на новую схему лицензирования, гораздо более выгодную для компании.

После доклада к Денису Камаеву возникло много вопросов из зала относительно различных аспектов использования системы. Одним из них был вопрос о производительности системы по различным операциям.

«Иногда у нас возникают замечания относительно производительности – например, какие-то отчеты могут строиться дольше, но в целом они строятся в пределах нескольких секунд. Такие операции как открытие документов, согласование, подписание и другие – это выполняется очень быстро», - уточнил он.
Ольга Красавина, начальник отдела сканирования и архивирования «СТС-Медиа», рассказала об электронном архиве документов на базе MS SharePoint Server 2013, который используется в ее компании: этапах его создания, управлении и планах развития. В числе планов компании – переход на электронный документооборот сначала с компаниями своего холдинга, а позже – и с контрагентами. Ольга Красавина пояснила, что этот вопрос стал рассматриваться лишь недавно из-за того что у компании пока всего 4-6 контрагентов, которые действительно уже перешли на электронный документооборот.

Менеджер приложений «Ферреро Руссия» Артем Гвоздев посвятил доклад теме управления электронными документами в своей компании. Он рассказал о решении задач внутреннего документооборота на примере проекта «Согласование договоров», об организации юридически значимого электронного документооборота и его возможностях, а также о текущем статусе и перспективах развития EDI с клиентами. Касательно использования последнего, основываясь на собственном опыте, он отметил такие положительные результаты как существенное ускорение операционных процессов от заказа до оплаты, снижение рисков ошибок в транзакционных данных и, как следствие, вероятности получения возвратов/претензий от клиентов, повышение уровня клиентского сервиса и др.

Игорь Кастильо, менеджер по развитию бизнес проектов компании Paulig Group, в своем выступлении рассказал о возможностях развития EDI систем для бизнеса и их интеграции в аналитические системы предприятия. По его словам, объем отгрузок\продаж, ведущихся через EDI, в его компании составляет 55% оборота, а в планах увеличить этот показатель до 80% в 2016 году. Объем заказов по EDI составляет 65%. В числе эффектов от EDI Кастильо отметил ускорение бизнес процессов, улучшение понимания ситуации на рынке, улучшение качества обслуживания клиентов, а также устранение «узких мест» в документообороте и снижение расходов как в исходящих, так и входящих поставках.

Владимир Синяков, начальник отдела интеграции бизнес приложений ДИТ в «ВТБ Факторинг» поделился с участниками, как в его компании видят использование ЮЗДО и какие проблемы могут возникнуть при переходе на него. По завершении выступления Синякова возникла дискуссия о различных аспектах использования ЮЗДО, включая его нормативное регулирование и методическое обеспечение. Одним из обсуждаемых вопросов стала роль и уровень ответственности операторов в процессе ЮЗДО, в частности, относительно проверки им сертификатов отправителя документов.

Владимир Синяков, начальник отдела интеграции бизнес приложений ДИТ в «ВТБ Факторинг»
«Оператор – это как «Почта России»: вы указали отправителя и получателя и послали свое письмо», но при этом «Почта России» не проверяет, действительно ли письмо отправило именно то лицо, чье имя указано как имя отправителя, а также содержимое писем и посылок. Так же и оператор – он ни за что не несет ответственности, - полагает он.

Представитель одного из операторов документооборота, присутствовавших в зале, на это возразил, что оператор отвечает за то, что подписант документа является представителем компании, который имеет право подписывать конкретные документы в рамках своих полномочий.

Наталья Калашникова, руководитель проектов «Хилти Дистрибьюшн ЛТД», в своем докладе осветила тему использования электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Она рассмотрела вопросы законодательного регулирования этой области, риски перевода кадровой документации в электронный вид и использования электронной подписи, выгоды для компании от использования электронных документов и т.д.

После доклада Калашниковой возникло обсуждение различных аспектов использования электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Кроме того, одна из участниц конференции - Елена Ткаченко, координатор экспертного совета «Электронные документы - эффективная экономика», поделилась с залом последними данными о позиции Минтруда по рассматриваемому вопросу.

Игроки рынка: продукты, услуги, тенденции

Павел Каштанов, директор по работе c клиентами Syntellect, в своем докладе рассказал о типичных проблемах, с которыми сталкиваются заказчики при внедрении СЭД, а также о возможностях системы для управления документами TESSA, которую разрабатывает его компания. Он подчеркнул, что система является универсальной и подходит как для решения стандартных задач, так и для специализированных решений, например, для банков, страховых компаний, торговых сетей.

Павел Каштанов, директор по работе c клиентами Syntellect
С TAdviser Павел Каштанов поделился своим мнением о ключевых трендах на рынке СЭД в России. Он отметил, что по своим проектам автоматизации задач документооборота в крупных распределенных организациях его компания наблюдает два глобальных тренда использования СЭД, которые учитывает при развитии собственного продукта СЭД TESSA.

«Во-первых, это централизация функций управления и принятия решений. Многофилиальные предприятия стремятся сократить издержки за счет консолидации функций своей деятельности, например, обработка бухгалтерской первичной документации, закупки, урегулирование убытков в страховых компаниях, рассмотрение кредитов в банках и др. в соответствующих центрах компетенции. Для СЭД с технологической точки зрения это, прежде всего, жесткое требование к умению хранить и обрабатывать огромные объемы информации и эффективно использовать межфилиальные каналы связи. Многие СЭД за счет устаревшей архитектуры, к сожалению, с данной, казалось бы, базовой задачей для любой СЭД, справляются очень слабо», - говорит он.

Второй глобальной тенденцией Каштанов называет использование юридически значимого электронного документооборота: «если еще пару лет назад проекты с интеграцией EDI в СЭД были единичными, то сейчас эта функция реализуется или планируется к реализации в большинстве наших проектов».

Архитектор решений «Информационные Технологии и Консалтинг» («ИТ и К») Дмитрий Трусов в своем выступлении рассказал о возможностях OpenText для управления контентом предприятия, представил обзор решений на базе этой платформы, которые предлагает его компания, и рассказал об эффектах от их внедрения. Помимо этого, Трусов привел в пример референс-проект внедрения одного из своих решений.

По завершении доклада Дмитрию Трусову был задан ряд вопросов касательно технических аспектов работы решений («ИТ и К»), включая вопрос о возможностях их интеграции с учетными системами. Он отметил, что у SAP и OpenText, например, как у глобальных партнеров есть готовый интерфейс интеграции. Если же говорить об интеграции с другими учетными системами, в OpenText есть интерфейс интеграции и механизмы для связки с другими учетными системами при наличии интерфейса интеграции с их стороны.

Президент компании Docsvision Владимир Андреев в совместном докладе с Алексеем Чернышевым, экспертом департамента корпоративных систем компании Digital Design, рассказал о возможностях платформы, которую разрабатывает его компания, и о создании отраслевых решений на ее базе. Касательно последнего Андреев рассмотрел пример решения на базе Docsvision для предприятий топливно-энергетического комплекса.

Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем Digital Design
Говоря о предпосылках появления отраслевых решений на базе Docsvision, Андреев отметил:
«С кризисом происходит изменение структуры потребностей у заказчиков, и в последнее время они все больше хотят чего-то готового. Наши партнеры наработали большое количество решений для конкретных предметных областей, и сейчас мы занялись формированием пакетов, которые позволяют закрывать конкретную задачу в конкретной отрасли. При этом такое решение имеет возможности для дальнейшей кастомизации», - рассказал он.

Бизнес-аналитик, «Информационные Технологии и Консалтинг» Мария Воробьева в своем докладе поделилась с участниками конференции видением, как облегчить процесс проверок государственного надзора с точки зрения документооборота, используя решение на базе OpenText. Воробьева рассмотрела пример заказчика – государственной компании, который обратился в «ИТ и К», чтобы создать архив хранения документации о проверках по пожарной безопасности. По итогам обследования был реализован более комплексный проект, нежели создание только архива. Помимо него, было обеспечено автоматическое создание папок для каждого департамента и стандартные подобъекты папки для всех материалов, созданы маршруты согласования план-графиков и приказов, автоматическое формирование шаблонов задач с набором персональных категорий, статусами и сроками выполнения.