Электронный документооборот в Оренбургском областном Дворце творчества детей и молодежи им. В.П. Поляничко

Государственное учреждение дополнительного образования детей (ГУДОД) «Оренбургский областной Дворец творчества детей и молодежи им. В. П. Поляничко» объявляет о запуске в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia (разработана специалистами московской компании «ИнтерТраст»). Конфигурацию, установку, настройку и внедрение системы осуществляла компания «Арком», оренбургский партнер ИнтерТраст.
Это первый в России опыт внедрения СЭД CompanyMedia в учреждениях дополнительного образования, что было отмечено специальным дипломом, врученным в конце декабря 2007 года директором компании «Арком» Алексеем Рождествиным генеральному директору ГУДОД «Оренбургский областной Дворец творчества детей и молодежи им. В. П. Поляничко», профессору Анне Ивановне Щетинской.

Ведение документооборота в традиционном – «бумажном» - виде перестало в 2007 году удовлетворять растущим требованиям к управлению потоками документов и качеству учебных процессов: увеличение объема документов требовало большего количества времени на их обработку, возникли затруднения с поиском документов. С развитием новых направлений в обучении и созданием дополнительных учебных подразделений возникла необходимость в обмене документами между ними, возможности оперативной выдачи и контроля исполнения поручений, своевременном ознакомлением сотрудников с распоряжениями руководства, создании «баз знаний» для педагогов и руководителей учебных групп. При традиционном, бумажном, документообороте это невозможно было осуществить. Таким образом, Оренбургский областной Дворец творчества детей и молодежи им. В. П. Поляничко столкнулся с задачей, свойственной всем растущим, переходящим на новый уровень качества деятельности, организациям – автоматизировать делопроизводство и тем самым привести документооборот и учебные процессы в соответствие с возросшими требованиями к организации рабочих процессов.

Для повышения оперативности и качества обработки документов, приема-передачи информации, создания условий успешной работы справочно-информационной службы, четкой организации структурированного хранения документов, их поиска и использования потребовалась гибкая, наделенная необходимым функционалом система управления документами. Также нужно было решить задачу создания механизма контроля исполнения поручений, разделения полномочий доступа к некоторым организационно-распорядительным документам.

После проведенного в ноябре 2007 года анализа представленных на рынке систем руководство Оренбургского областного Дворца творчества детей и молодежи выбрало систему автоматизации документооборота, делопроизводства и деловых процессов CompanyMedia, разработанную сотрудниками ЗАО «Компания «ИнтерТраст». Система соответствует всем требованиям российского делопроизводства, обладает богатым функционалом по управлению различными видами документов, их обработке, контролю исполнения и хранения. В целом, CompanyMedia обладает всеми возможностями для создания корпоративного электронного документооборота.

Установку, настройку и обучение персонала Оренбургского областного Дворца творчества детей и молодежи работе с системой CompanyMedia осуществляли специалисты компании «Арком», бизнес-партнера ИнтерТраст в Оренбургской области. Проект был реализован в течение 5 месяцев и продлился с ноября 2007 по март 2008 года.

В рамках проекта сотрудники компании описали основные типы и жизненные циклы различных документов, установили систему и настроили ее. Затем CompanyMedia была введена в опытную эксплуатацию. Система показала хорошие результаты, и руководством ГУДОД были поставлены дополнительные задачи к СЭД, такие, например, как:

создание специализированных «баз знаний»  (баз данных, в которых хранятся необходимые документы по предметным областям);
миграция документов из существующих «самописных» систем хранения в систему электронного документа;
создание специфических, удобных в использовании шаблонов документов;
разработка и настройка системы отчетов.

Также были разработаны регламенты по применению СЭД CompanyMedia и инструкции для делопроизводителей-пользователей системы, что значительно облегчило процесс ее «приживания» в Оренбургском областном Дворце творчества детей и молодежи.

По мнению сотрудников ГУДОД, эксплуатация системы позволит своевременно получать информацию о точном местонахождении, состоянии, истории движения и согласования, исполнении любого зарегистрированного в системе документа, обеспечит хранение документов и их сохранность. С ее помощью также будут реализованы: возможность быстрого поиска как по реквизитам, так и полнотекстового, необходимых документов; разграничение прав доступа к ним; контроль на постоянной основе исполнительской дисциплины.

На сегодняшний день система электронного документооборота CompanyMedia внедрена на более чем 40 рабочих местах. И это только начальный этап автоматизации. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест, а также расширение  существующего функционала системы, создание в ее рамках специализированных баз данных.

Областной Дворец творчества детей и молодежи им. В.П. Поляничко включает 91 объединение по 10 направлениям деятельности, где занимаются более 6 тысяч человек в возрасте от 2 до 25 лет. Более 50 тысяч детей Оренбургской области принимают участие в проводимых специалистами Дворца конкурсах, соревнованиях, фестивалях по самым разнообразным направлениям деятельности. В составе педагогического коллектива Дворца 2 доктора наук, 14 кандидатов наук, 111 специалистов высшей категории, 102 специалиста первой категории, 112 специалистов второй категории.

Опубликовал: Игорь Плотников (info@ict-online.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО, Outsourcing

Ключевые слова: интеграция, системная интеграция, интеграция приложений, сервер, server, серверное оборудование, центр обработки данных, системы хранения данных, storage, системы хранения, бизнес-решение, информационные технологии, информационные системы, автоматизация, системы автоматизации, автоматизация процессов, автоматизация производств, автоматизация торговли, автоматизация учета, автоматизация управления, автоматизация бизнеса, автоматизация склада, автоматизация технологических, программы автоматизации, автоматизация предприятий, планирование производства, управление производством, система управления предприятием, система управления, управление предприятием, биллинг, автоматизация бизнес процессов, оптимизация бизнес-процессов, управление бизнес-процессами, автоматизация документооборота, автоматизация делопроизводства, система документооборота, система электронного документооборота, организация документооборота, электронный документооборот, документооборот предприятия, ECM, системный интегратор, хранение данных, серверные решения, серверные платформы, серверные системы, устройства хранения данных, сервер хранения данных, сеть хранения данных, база хранения данных, корпоративные системы хранения данных, организация хранения данных, управление хранением данных, технологии хранения данных, сетевое устройство хранения данных, управление персоналом, система управления персоналом, Documentum