Последние политические и экономические события, такие как кризис, заставляющий почти всех заказчиков экономить и сокращать издержки, а также тенденция к испортозамещению в сфере ИТ, ставшая для ряда компаний и организаций жесткой необходимостью, не могли не найти отражение в экосистеме рынка СЭД/ECM-решений.
Но и без кризиса на рынке СЭД заметны довольно показательные тенденции. Прежде всего, это неудовлетворенность заказчиком функциональностью имеющихся решений. Так, согласно исследованию, проведенному компанией «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»), за последний год на 10% выросло число компаний и организаций, заинтересованных в том, чтобы заменить или усовершенствовать возможности имеющихся у них систем электронного документооборота. Каких именно возможностей не хватает заказчикам? Компании растут и расширяются, количество данных растет лавиннобразно. Этим потоком необходимо эффективно управлять, а данные нужно надежно хранить, обеспечивая по необходимости быстрый доступ к ним. По данным того же исследования «Логики бизнеса», на 2% возросло число желающих организовать у себя в компании электронное хранилище данных, в том числе и с возможностью потокового ввода документов. Не меньше заинтересованы клиенты во внедрении у себя в организации юридически значимой ЭЦП, а также развертывании мобильных рабочих мест, которые сегодня востребованы не только топ-менеджерами, но и обычными сотрудниками. О необходимости этого заявило на 4% больше заказчиков, чем в прошлом году. Наконец, на 3% больше респондентов заявили о своей потребности в разработке корпоративной ECM-стратегии. Все более широкое распространение больших данных, - а в области ECM они представлены в основном в виде сканов документов, - бросает серьезные вызовы производительности и масштабируемости имеющихся решений и требует их серьезной модернизации или переноса в облако. Формирующиеся хранилища данных делают необходимым совершенствование методов поиска по ним, а также внедрение аналитических решений. Еще одно требование к ECM - не только автоматизировать простейшие процедуры обмена документами, но и быстро и удобно адаптироваться к постоянно меняющимся условиям. Кроме того, такие решения должны быть удобными для пользователей, в особенности в связи со все более широким распространением мобильных решений.
Итак, можно говорить о том, что те, кто хотел внедрить СЭД, уже внедрили, но при этом далеко не все удовлетворены результатами. Перед теми, кто настроен более радикально и ищет замену существующим решениям, часто возникает вопрос - какая платформа больше всего соответствует поставленным задачам? С какими подводными камнями юридического характера могут столкнуться организации при использовании СЭД и ECM-систем? На эти и многие другие вопросы постарались ответить участники конференции «Рынок СЭД 2015: Новые тренды», проведенной в Москве порталом Cnews.
Открытое или проприетарное?
Архитектор решений компании «Логика бизнеса» Артур Панчоян рассказал участникам конференции о возможностях ECM-решений на базе открытых платформ. Помимо очевидных и понятных всем преимуществ, таких как независимость от разработчика и экономия на лицензионных отчислениях (оплата взимается только за техническую поддержку, при этом совокупная стоимость владения проприетарным решением ощутимо выше, чем открытым), использование открытого ПО позволяет госструктурам полностью соответствовать нормативно-правовым актам, таким как Распоряжение Правительства РФ № 2299-р, а также дает возможность более гибко адаптироваться под решение конкретных задач. В качестве примера подобного продукта, разработанного на базе открытого исходного кода, Артур Панчоян упомянул систему «Логика СЭД», созданную компанией «Логика бизнеса» на платформе Alfresco. Один из наиболее крупных и показательных проектов по внедрению «Логики СЭД» реализован в Федеральной миграционной службе РФ, где данная система заменила морально устаревшую и не устраивавшую заказчика по целому ряду параметров СЭД Documentum.
О преимуществах проприетарных решений рассказал директор компании «СДЦ» Роман Носков, который привел пример интеграции СЭД и электронного хранилища документов, реализованного на платформе Microsoft SharePoint. Он отметил, что СЭД является жестко стркутурированной системой, поэтому она не очень хорошо подходит для хранения документов, учитывая тот факт, что документы могут размещаться на разных ресурсах и устройствах. По его словам, существуют две идеологии - формализованное хранение и свободный учет. Если с первым вполне справляется СЭД, то второе нужно для тех документов, которые не ложатся в формализованные алгоритмы работы, но, вместе с тем, их важность для бизнеса ничуть не меньше. Здесь, по словам Романа Носкова, хранилище на SharePoint может быть очень полезным и востребованным.
Желания и возможности
Какие возможности ECM-решений сегодня интересны заказчикам? На этот вопрос попыталась ответить руководитель Административного департамента САО ВСК Елена Романченко. По ее словам, ожидания заказчиков можно разделить на несколько ключевых категорий. Во-первых, бизнес заинтересован в снижении операционных расходов. Под этим подразумеваются широкие функциональные и технические возможности ECM
(настройка процессов, применение технологий, позволяющих оптимизировать трудозатраты, применять новые методы и подходы в работе с документами и информацией); возможность организации оперативной работы значительного количества пользователей в условиях территориальной распределенности; возможность организации работы с рядом документов в электронном виде; новый взгляд на организацию работы руководителей с
документами и информацией (мобильные клиенты, аналитические отчеты); а также снижение стоимости владения. Вторая область интересов касается повышения оперативности и качества принятия управленческих решений. Здесь, прежде всего, важно определить условия и настроить маршруты движения документов. Также важна возможность учитывать структуру управления при организации документооборота, а также широкое применения стандартизации, оперативный поиск информации и создание сквозных интеграционных процессов. Третья область интересов заказчиков касается повышения исполнительской дисциплины и производительности труда. В этой связи важно создать систему контроля исполнительской дисциплины с построением аналитических отчетов, но при этом сами процессы должны быть гибкими и адаптируемыми к меняющимся условиям. Наконец, клиенты заинтересованы в выборе конкуретноспособного по функциональности и стоимости владения решения, а в развитии корпоративной культуры работы с документами.
Стандартные процессы - лучший выбор
Особый интерес на любых мероприятиях по СЭД/ECM-тематике вызывают рассказы самих заказчиков об опыте внедрения в своих компаниях и организациях. В компании Vesta-Trading электронный документооборот был внедрен три года назад. Как рассказал директор по информационным технологиям и системам Константин Мосягин, в компании был создан центр компетенции СЭД, система внедрялась в варианте, максимально приближенном к стандартному. Конкретно - 4 из 7 типовых «коробочных» процесса были внедрены без изменений. Это постановка и контроль поручений, с возможностью
иерархической вложенности; электронные служебные записки; издание внутренних приказов, распоряжений и регламентов в связке с процедурой их согласования и доведения до исполнителей; создание протоколов встреч и совещаний, с возможностью создания поручений на основании совещаний. В результате, как отметил Константин Мосягин, в компании была сокращена за ненадобностью должность сотрудника ответственного за учет договоров; обеспечена безбумажная технология выполнения процессов; сократились тысячи телефонных звонков – уточнений; уменьшилось время принятия решений по процессам руководителями. При этом стоимостной эффект не рассчитывался, а большинство результатов и эффектов, по словам Константина Мосягина носит качественный характер. В планах на ближайшее будущее компании Vesta-Trading - развитие каталога услуг и корпоративного поиска.
Схема 1
Две фазы одного документа
Об опыте создания электронного корпоративного хранилища документов участникам конференции рассказал продакт-менеджер СЭД компании «Дикси» Павел Сапрыкин. По его словам, в этом проекте было задействовано несколько стратегических принципов. Прежде всего, это наличие двух фаз документа - активной и неактивной. Активная фаза подразумевает такие вещи, как согласование, обработку и отправку в архив. Ее основные задачи - обеспечить скорость обработки и сам процесс работы с документами. Неактивная фаза включает в себя отчеты, аудит, а также предоставление документа в различные учреждения. В ее задачи входит, прежде всего, предоставление возможности удобного поиска документа. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, при этом в процессе обработки документы должны быть разбиты на потоки. Каждый документ порождает новый документ, и здесь важно соблюсти связь и иерархию между ними. Кроме того, документ порождает запись, поэтому необходимо обеспечить связь между документом в учетной системе и в электронном архиве. Наконец, необходимо учесть различия статусов документа и его скана, поскольку документ может претерпеть доработку (См. Схему 1).
Доверяй, но проверяй
Очень важный вопрос, касающийся рисков при использовании ЭЦП в юридически значимом документообороте поднял начальник отдела интеграции бизнес-приложений ДИТ компании «ВТБ Факторинг» Владимир Синяков. Суть факторингового бизнеса состоит в том, что эти компании финансируют поставщика «сегодня», тем самым поставщик может отгрузить товар покупателю, а покупатель оплачивает этот товар «завтра», переводя деньги факторинговой компании. Соответственно, факторинговая компания получает полный набор документов от поставщика, которые нуждаются в проверке. Ядром решения, по словам Владимира Синякова, является полноценный электронный документооборот, основанный на квалифицированной Электронной подписи - поставщика, продавца, а также компании «ВТБ Факторинг». Все это возможно осуществить через внешнего аккредитованного оператора ЭДО (см. схему 2).
Схема 2
Таким образом, через ЭДО передаются такие документы, как накладная, счет-фактура, запрос на финансирование и реестр переуступки прав денежных требований на поставленный товар. Вместе с тем, работа с оператором ЭДО несет и целый ряд рисков. Так, оператора ЭДО не проверяет полномочия отправителя и получателя, имеют ли право подписывать и отправлять документы; не проверяет соответствие логина пользователя в системе и от имени какой организации происходит подписание и отправка документов; не позволяет ограничить отправку или получение документов только с определѐнным видом подписи, например квалифицированной Электронной подписью; не проверяет на соответствие ЭЦП подписи и содержимое структурированного документа; не проверяет сертификат пользователя на наличие возможных ограничений по подписанию различного типов документов. Существует и целый ряд других рисков.
Как их минимизировать? Самое главное - необходимо проверять полномочия контрагента и доверенность всех подписавших электронный документ. Нужно проверять сертификат ЭЦП контрагента, включая бумажную копию, на наличие возможных ограничений, либо с помощью специализированного ПО. Чем проверять? Владимир Синяков порекомендовал использовать только готовый продукт для проверки и подписания документов, при этом он посоветовал избегать использования криптобиблиотек, позволяющих встраивать механизмы проверки в существующее ПО.
