Персонализация контента СЭД. Опыт CompanyMedia 4.0

На самом деле пользователь никогда не работает со всем объемом документов, существующим в организации, – у него всегда есть свой ограниченный динамический срез. Пользователю, естественно, хочется, чтобы эта выборка была ближе к нему. Самый простой способ приблизить к себе документ – сохранить его на локальном диске. Для обсуждения с коллегами документ пересылается по электронной почте. Вполне вероятна ситуация, когда один и тот же проект документа меняется независимо несколькими пользователями и становится невозможно определить, чья версия актуальна. Так, по организации начинают «расползаться» различные версии одного документа, возникает неразбериха. Правильный с точки зрения регламентов подход, когда все работа с документом происходит на сервере, бизнес-специалистам часто представляется долгим и неудобным. «Мы осознали, что, если мы не приближаем контент к пользователю, он это делает сам. Каким образом можно приблизить контент к пользователю без промежуточного сохранения его на «локале»? Одна из возможностей – создание персональных динамических коллекций документов. На документ централизованного (или распределенного) хранилища создается ссылка, которая и помещается в персональную коллекцию. Это не дубликат документа, а его представление или документ-посредник (ПД) – карточка с некоторыми реквизитами, позволяющими идентифицировать документ», – рассказывает заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст» Вадим Ипатов.
 

Информация различного рода поступает из различных источников по различным каналам. Она должна быть агрегирована и представлена, при этом должно быть однозначно понятно, какая реакция требуется

Пользователь, работая с такой выборкой документов-посредников, может очень быстро найти нужную информацию и при необходимости кликнуть на ссылку, чтобы ознакомиться с содержанием документа. Параметры, отображаемые в выборке документов, свободно настраиваются. По сути, персональная коллекция напоминает электронный почтовый ящик с темой письма, кратким описанием и документами на скрепке. Таким образом, для каждого сотрудника формируется отдельная подборка документов, с которыми он работает в настоящее время. При желании в этот своеобразный почтовый ящик сотрудник может помещать и свои задачи, тогда персональная коллекция превращается не только в представление документов, но и текущих задач. К примеру, кто-то создал поручение, указав в нем исполнителя. Последний вместе с уведомлением получает ссылку на поручение в свою персональную коллекцию документов. Или специалист был указан адресатом документа – в коллекцию пользователя приходит ссылка на него.

Ожидаемый эффект от персонализации контента

«Получается, что в этом случае человек начинает работать с потоком задач, а не представлениями документов: задачи, которые он может поставить себе сам, делегировать другим или делегированные ему и т. д., – словом все то, с чем работает сотрудник. Это и называется персональной коллекцией – собственным информационным пространством пользователя в системе. Персональными могут быть не только подборки документов, но, например, адресные книги, справочники. Полный корпоративный справочник по структуре организации может быть слишком велик, чтобы быстро найти в нем нужных людей. Однако его точно так же можно сократить, как и поток документов, выделив круг людей, с которыми чаще работает данный сотрудник, и разместить этот список контактов в персональной коллекции», – комментирует г-н Ипатов.

Все это помогает решить задачи приближения информации к человеку. Соответственно, напрашивается и следующий шаг – создание на основе таких коллекций документов персональных интерфейсов системы. Традиционно сложились три основные категории пользователей систем электронного документооборота: делопроизводители, бизнес-специалисты и руководители. Первая категория работает со всем потоком документов, который организуется в виде картотек. Здесь нет задачного подхода, делопроизводители имеют дело с документами, собранными вместе по каким-то формальным признакам. Делопроизводитель, работающий с определенным видом документов (внутренние документы подразделения, деловая переписка первого лица организации, распорядительные документы и т. д.), должен получать их в виде журнала. Для ускорения доступа к «своим» документам применяются персональные коллекции. Интерфейс же используется наиболее привычный для делопроизводителя – картотечный.

Картотека – основной принцип организации рабочего места документоведа. Менять в этом интерфейсе ничего не нужно

Бизнес-специалисты заняты решением деловых задач, которые сопровождаются документами. И новый интерфейс CompanyMedia 4, адресованный именно этой категории пользователей, отражает идеологию GettingThingsDone (GTD). Пользователь имеет возможность разобрать падающий в его персональную коллекцию поток задач. Поступившую информацию можно из коллекции отложить в «избранное», запланировать исполнение путем простого перенесения Drag-and-drop этой задачи в календарь (поток задач), делегировать или сразу же решить. Можно и декомпозировать задачу, создав из нее проект с вовлечением других коллег. Для этого в CompanyMedia 4 существуют кейсы, обладающие интерфейсом групповой работы с возможностями социального взаимодействия. При этом, однако, сохраняется индивидуальная ответственность, реализуемая через контроль индивидуальных задач. То есть когда в кейсе возникает задача, ответственный за нее будет видеть ее в своей коллекции. Как известно, кейсы отличаются от workflow- и BPM-систем тем, что в них есть возможность в любой момент изменить ход событий, пустить проект по другому руслу и т. д., и все это в рамках коллективной работы с индивидуальной ответственностью.

 

Новый интерфейс CompanyMedia 4.0 с персональными коллекциями и задачами адресован именно бизнес-пользователям

Интерфейс CompanyMedia 4 для бизнес-пользователей визуально можно разделить на три части. В левой части расположено меню для работы с соответствующими закладками: «Уведомления» (весь входящий поток), «Задачи» (структурированный пул задач), «Документы» и «Кейсы». Правая часть (в зависимости от характеристик экрана или предпочтений пользователя) может быть разделена на две части по вертикали или горизонтали. Верхняя или левая часть пользовательского окна представляет собой, как правило, какой-то список (к примеру, уведомлений), а нижняя или, соответственно, правая часть отдана окну предпросмотра, где отображается объект из списка. Пользователь может менять размещение частей на экране, как ему удобно, с возможностью раскрытия на весь экран карточки какого-либо объекта.

Третья категория пользователей СЭД – руководители, которые часто не проводят много времени в офисе. Им нужен мобильный доступ к информации, рабочее место, в котором будет особым образом отражаться коллекция документов с возможностью быстро выполнять типичные для руководителя задачи: формальное утверждение, принятие решений, согласование, выдача поручений, контроль, анализ статистики и т. д. Часто руководители работают через помощников, которые проводят предварительную обработку документов. Активная удаленная работа руководства стала возможной благодаря планшетам, их функциональности хватает для выполнения простых действий и получения сводок, отчетности по исполнению, контроля кейсов, статистики по компании в целом, другой информации и т. д.

Рабочее место руководителя для мобильной работы в системе CompanyMedia 4.0 с помощью планшета Apple iPad

Если говорить об обратной связи, то, как правило, пользователи персональных коллекций документов в CompanyMedia 4 говорят о повышении эффективности своей работы и улучшении так называемого user experience, что является прямым следствием приближения к ним необходимой информации. С другой стороны, повышается производительность и масштабируемость всей системы электронного документооборота за счет снижения общей нагрузки на основную серверную базу.

По словам Вадима Ипатова, «ИнтерТраст» получает очень хорошие отзывы о «кейсовом подходе». «У пользователей очень быстро возникает понимание того, что это именно то, что нужно в повседневной работе. Ведь многие так и организуют свою работу, используя для коллективного достижения результата электронную почту, групповые календари, общие задачи. Возвращаясь к персональным коллекциям, хотелось бы отметить, что наша мечта – обеспечить условия, чтобы ценные для организации документы не проходили мимо системы. Большая часть работы, которую сотрудник выполняет по собственной инициативе или в рамках решения какой-то задачи, не обязательна для документирования в системе. Интеллектуальные активы, которые создаются в ходе решения деловых задач, остаются трудно доступными или вообще неизвестными. Если же мы через кейсы, элементы социального взаимодействия и персональные коллекции обеспечим удобство работы специалистов непосредственно в системе, то компания получит ценную информацию, которая раньше терялась в электронных почтовых ящиках и на локальных дисках. К такому информационному активу можно применять аналитику контента, что приведет к еще большей эффективности системы в целом», – отмечает в заключение заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст» Вадим Ипатов.

Подробнее о персонализации контента и интерфейса СЭД специалисты компании «ИнтерТраст» расскажут посетителям бизнес-завтрака «Персонализация контента и интерфейса в СЭД: лицом к бизнесу!» 30 мая в Москве.