В Законодательном Собрании Омской области внедрена система электронного документооборота «ДЕЛО».

Первое, с чего начался проект - это принятие «политического» решения на уровне руководства организации о том, что электронному документообороту быть. Затем начался следующий этап работы – обследование организации с целью выявить те участки работы, которые в первую очередь нуждались в автоматизации обработки документов, в уменьшении трудоемкости работ, в оптимизации документопотоков.

Основные цели, стоящие перед проектом, были обозначены как:
- автоматизация функций делопроизводства;
- обеспечение учета движения документов на бумажных носителях;
- организация электронного документооборота.
От реализации проекта мы ожидали:
- ускорения движения документов за счет автоматизированной технологии рассылки документов и поручений;
- улучшения процессов контроля исполнения документов и поручений;
- обеспечения оперативного поиска и просмотра документов и поручений в соответствии с правами доступа;
- обеспечения оперативной подготовки отчетов по документообороту;
- обеспечения оперативной подготовки справок об исполнении документов и поручений;
- повышения сохранности документов;
- уменьшения трудоемкости работ, связанных с размножением документов.

В настоящее время можно констатировать, что все ожидания, связанные с разработкой и реализацией проекта, оправдались.

Проект был реализован на основе системы электронного документооборота «Дело».

Обследование организации и подготовка процедуры работы в системе документооборота продолжалась примерно полгода. За это время была подготовлена не только процедура управления документами, но также три рабочие инструкции, регламентирующие правила подготовки документов, правила обработки документов и правила поиска документов в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота. Рабочие инструкции содержат пошаговые рекомендации пользователям при выполнении тех или иных операций и позволяют работать в системе самостоятельно, не прибегая к помощи системного технолога и системного администратора.

Подготовленные документы легли в основу распоряжения Председателя Законодательного Собрания Омской области. Таким образом, была создана нормативная база для внедрения системы электронного документооборота. Распоряжением также были назначены системный технолог и системный администратор системы «Дело», а также обозначены сроки опытной эксплуатации. Было закуплено 50 лицензированных рабочих мест пользователей и 3 рабочих места потокового сканирования. После того, как все рабочие места были подготовлены, разработчиками проекта было проведено обучение всех сотрудников аппарата Законодательного Собрания Омской области на уровне пользователей системы. Обучение проходило небольшими группами с демонстрацией системы в учебном классе, который был создан специально для этих целей. Отдельно были обучены системные технологи и системные администраторы.

Только после этого началась опытная эксплуатация системы «Дело». Необходимо отметить, что практически каждый сотрудник аппарата Законодательного Собрания Омской области является пользователем системы «Дело» и активно в ней работает.

В процессе обследования было принято решение перевести на автоматизированную платформу весь поток исходящих документов, практически весь поток внутренних документов и большой массив входящей корреспонденции. Входящая корреспонденция при первичной обработке распределяется на регистрируемую в системе «Дело» и нерегистрируемую. Корреспонденция, регистрируемая в системе «Дело», сразу делится на несколько больших групп в зависимости от вида корреспондента, каждая группа имеет в системе индивидуальный индекс, что позволяет в дальнейшем значительно упростить поиск исходного документа. Было принято решение не вносить в систему «Дело» следующие группы входящих документов:
- депутатская корреспонденция;
- документы о проведении обучающих семинаров, курсов повышения квалификации;
- заявки на участие в конкурсах, аукционах, котировочные заявки;
- заявки на участие в публичных слушаниях;
- заявления на участие в конкурсе на замещение должности государственной гражданской службы;
- счета, накладные, договоры, акты, иные бухгалтерские документы;
- вызовы на обучение, переподготовку;
-информацию органов местного самоуправления Омской области о планируемых и проведенных заседаниях;
- проекты документов, переданные на согласование.

Также предстояло решить вопрос о сканировании документов. Процедурой предусмотрено безусловное сканирование всех исходящих документов. В отношении входящих документов было принято решение сканировать все входящие документы, за исключением: обращений граждан (в том числе принятых в ходе личного приема), переписки по обращениям граждан, копий нормативных правовых актов Российской Федерации, копий нормативных правовых актов Омской области, документов, содержащих конфиденциальную информацию (в том числе с пометкой (грифом) «Для служебного пользования»), информационных документов, книг и брошюр, являющихся приложениями к служебным письмам. Если документ имеет приложения, не подлежащие сканированию, об этом делается отметка в поле «примечание» электронной регистрационной карточки. Такой подход позволяет не сканировать достаточно большой массив документов, которые можно найти в самых разных информационно-поисковых системах, при этом электронная регистрационная карта на документ заводится, и в ней отмечаются все реквизиты документов. Таким образом, это экономия информационных ресурсов, при этом не пострадало качество обработки документов. В целом за 2 года эксплуатации системы «Дело» на сервере накопилось 9 гигабайт информации. Документы сканируются и хранятся в графических файлах, что позволяет оставлять неизменным электронный облик документа, который при необходимости выгружается из системы «Дело», распознается пользователем и может в дальнейшем использоваться в работе в любом текстовом редакторе.

В настоящее время регистрация документов распределена на 4 рабочих места. Три сотрудника регистрируют входящие и внутренние документы, в зависимости от их вида, и один сотрудник регистрирует исходящие документы. При этом сохраняется целостность базы, так как регистрация осуществляется в единой центральной картотеке. Документ регистрируется единожды, и в дальнейшем в процессе работы пользователи обращаются к первичной регистрационной карточке. При регистрации документа заполняется электронная регистрационная карточка и происходит сканирование документа, электронный образ которого прикрепляется к ней.