СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Абакана: автоматизация согласования документов собственными силами

О заказчике

Администрация города Абакана является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления города, осуществляющим исполнительные и распорядительные функции в целях организации выполнения законов, иных нормативных актов органов государственной власти, правовых актов и решений Совета депутатов города Абакана, обеспечивая при этом законные права и интересы всего населения города Абакана, органов местного самоуправления города Абакана.

Об исполнителе

ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» («КС-Консалтинг») - стратегический партнер компании ЭОС - специализируется на построении корпоративных систем электронного документооборота, систем управления информационными ресурсами, задачами и взаимоотношениями с клиентами, автоматизации бизнес-процессов, кадрового учета, делопроизводства и создании электронных архивов. Исторически направление систем электронного документооборота создано в 2000 году как отдел компании «Корпоративные системы», а с 2007 года представлено специализированной компанией «КС - Консалтинг». За 15 лет игроком накоплен уникальный опыт внедрения систем для организаций и предприятий различного профиля на территории от Республики Алтай до заполярного Норильска и Забайкальского края.

Предпосылки проекта

В Республике Хакасия система электронного документооборота «ДЕЛО» активно используется как в органах власти субъекта, так и на муниципальном уровне (например, в Правительстве Республики Хакасия СЭД «ДЕЛО» используется с 2002 года - см. новость раздела «Интеграция» http://ict-online.ru/news/n49845/ от 9 июня 2008 г.). В настоящее время в различных государственных и муниципальных структурах региона установлено около 1200 рабочих мест системы, а также различные дополнительные опции. Отличительной особенностью проектов в данном регионе является развертывание СЭД в государственных и муниципальных структурах собственными силами.

Ход проекта

Автоматизация документооборота в Администрации Абакана началась в 2012 году с внедрения системы в подразделениях, отвечающих за документационное обеспечение. На первом этапе СЭД «ДЕЛО» было установлено только в аппарате Администрации: в общем отделе и у секретарей руководителей на 2 рабочих местах.

Первоначально были автоматизированы базовые процессы документооборота:

• регистрация входящих и исходящих документов;
• регистрация обращений граждан;
• сканирование документов (для автоматизации этого процесса была приобретена дополнительная опция «Сканирование»);
• ввод поручений руководства;
• контроль за исполнением документов и поручений;
• печать РК и реестров.

С 2012 года Администрация Абакана ежегодно закупает дополнительные рабочие места для вовлечения в ЭДО других подразделений, отделов, комитетов т.д. К настоящему моменту количество рабочих мест СЭД «ДЕЛО» вместе с последним закупом составляет 21, опции «ЭП и шифрование» - 13, «Сканирование» - 6.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Абакана проводилось самостоятельно при содействии профильного комитета Правительства Республики – это является главной особенностью проекта. Сейчас все вопросы по внедрению решают ИТ-специалисты и сотрудники общего отдела Администрации.

Необходимость автоматизации процесса согласования проектов документов явилась причиной приобретения в 2015 году дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО». Поставку программного обеспечения и консультационную поддержку проекта осуществляет компания «КС-Консалтинг».

Итоги проекта

В Администрации Абакана сформирована смешанная система управления документами, сочетающая поддержку традиционных «бумажных» процессов с электронным документооборотом. Данная схема работы часто встречается в муниципальных структурах и оптимально подходит для первого этапа развития СЭД.

В СЭД «ДЕЛО» настроены типовые маршруты движения документов. Так, работа с входящими документами проходит несколько последовательных этапов:

• Регистрация документа в СЭД «ДЕЛО», его сканирование.
• Направление РК документа в личный кабинет руководителя в СЭД «ДЕЛО» для рассмотрения (параллельно руководитель получает документ на бумажном носителе).
• Вынесение резолюции и отправка документа исполнителю (руководитель накладывает на бумажный документ резолюцию, которая вносится в СЭД секретарем с установкой сроков в соответствии с Инструкцией по делопроизводству).
• Исполнение документа и подготовка ответа на него в виде исходящего документа.
• Регистрация исходящего документа-ответа с установлением связки с исполненным документом.
• Отметка в СЭД об исполнении входящего документа (снятие с контроля).

В текущем году было принято решение о расширении сферы применения системы. Созданы необходимые технологические условия для перехода к согласованию проектов документов в системе «ДЕЛО» в электронном виде. Использование электронного согласования, по мнению сотрудников Администрации Абакана, позволит существенно сократить затраты времени на вышеуказанные процессы и повысит качество подготовки документов.

Перспективы проекта

Согласно планам, доступом в СЭД будут обеспечены иные муниципальные органы Абакана: Бюджетно-финансовое управление, Комитет муниципальной экономики, Городская правовая служба «Кодекс». Для новых участников документооборота также закуплены рабочие места опции «Сканирование».

Должностные лица Администрации и подведомственных структур, обладающие правом визирования (согласования) проектов документов, получат возможность пользоваться электронной подписью во внутреннем документообороте с помощью опции «ЭП и шифрование».

«Дальнейшие планы – это, естественно, движение только вперед, развитие системы, а в перспективе использование СЭД «ДЕЛО» как основного решения на всех стадиях документооборота», - комментирует Евгений Зуев, IT-специалист Администрации г. Абакана.