Семь раз проверь, один автоматизируй: ошибки, способные поставить под угрозу проект внедрения IDP-решений

Избыточный технооптимизм

Некоторые заказчики, опираясь на прошлый опыт автоматизации, решают внедрять IDP-решения самостоятельно, без участия вендора или сертифицированного интегратора. Это все равно что собирать сложную мебель без инструкции: на картинке выглядит просто, но на практике оказывается, что каждая третья деталь «лишняя», а сама конструкция шатается.

Отказ от изучения технической документации и прохождения обучающих курсов может обернуться неприятностями для заказчиков. Без глубокого понимания архитектуры и логики работы системы заказчик рискует получить «полурабочее» решение. Например, для раскрытия всего заложенного в нашей IDP-платформе ContentCapture функционала, такого, как возможность вертикального и горизонтального масштабирования, интеллектуальной классификации и автообучения, необходима корректная настройка под специфику архитектуры процессов заказчика.

Руководитель отдела интеграции и сопровождения компании Content AI Евгений Рудаев
Фото: Content AI

Сотрудничество с несертифицированными подрядчиками

Часто организации стремятся найти универсального подрядчика, которому можно доверить абсолютно все задачи по автоматизации. Если для простого ПО это еще возможно, то при внедрении сложных систем интеллектуальной обработки данных такой подход слишком рискованный. Автоматизация процессов обработки документов требуют специализированных компетенций. Несертифицированный подрядчик может не учесть тонкости архитектуры продукта или допустить ошибки при интеграции с системами заказчика. В итоге – неэффективно работающий процесс и, как следствие, разочарование в технологии.

Выбор партнеров, официально сертифицированных разработчиком IDP-платформы, гарантирует не только техническую компетентность, но и доступ к последним обновлениям и best practices.

Подражание модным ИТ-трендам

Генеративный ИИ, LLM, VLM действительно меняют подходы к обработке документов. Но ИИ никак нельзя назвать волшебной палочкой. Заказчики часто переоценивают возможности новейших технологий и игнорируют проверенные методы, основанные на применении классических моделей машинного обучения.

Модно – не значит эффективно. Каждую технологию важно оценивать в контексте конкретной бизнес-задачи. Стремление «все перевести на нейросеть» зачастую не только увеличивает стоимость проекта, но и снижает предсказуемость результатов.

На практике гибридный подход дает лучший результат: структурированные документы качественно обрабатываются через правила, а сложные, неструктурированные — с помощью ИИ.

Страхи сотрудников

«Зачем это нужно, если я и так все делаю за три минуты?» – такой вопрос иногда звучит от сотрудников бухгалтерии заказчика при внедрении IDP-системы. Однако ручная обработка может быть эффективной только в рамках отдельных операций. Как только появляются новые типы документов, рост объемов или необходимость соблюдать регуляторные требования, ручной подход становится узким местом.

Сопротивление изменениям – естественная реакция, но поддаваться ей нельзя. Вместо этого важно вовлечь сотрудников в трансформацию: провести обучающие сессии, продемонстрировать, как IDP-решение освобождает рабочее время от рутины и позволяет перераспределяет его на более важные и сложные задачи, недоступные машине.

Отсутствие четких критериев оценки качества обработки документов

Один из частых источников разногласий между заказчиком и вендором – разное понимание того, что считать «успешным внедрением проекта». Например, в сфере обработки документов для одних высоким качеством распознавания будет 100 % точность по всем полям, для других – обработка 90 % документов без участия человека.

Без заранее согласованных метрик невозможно измерить ROI и оптимизировать бизнес-процессы. Более того, неопределенность в оценке качества может привести к тому, что заказчик будет считать проект неудачным даже при объективном улучшении процессов.

Завышенные требования к функциональности продукта

Многие полагают, что внедрение IDP-систем позволит полностью исключить человека из процесса обработки документов. Такие проекты, действительно, встречаются. Например, если компания работает только с документами очень высокого качества, где ошибка распознавания практически невозможна. Но для большинства задач, в которых задействованы разные документы, включая сканы и изображения, верификация результатов машинного распознавания все же необходима. Главный эффект от IDP – не полная автономия, а радикальное снижение трудозатрат и ошибок. Правильно настроенная ContentCapture, например, позволяет сократить участие человека с 100 % до 10-20 %: вместо того чтобы вручную вносить данные из 10 000 накладных, сотрудник проверяет лишь 50 спорных случаев и получает уверенность в корректности остальных.

Хаотичная миграция без четкого плана

В условиях ускоренного импортозамещения компаниям приходится быстро адаптироваться к особенностям Linux-инфраструктур, но отсутствие четкого и продуманного алгоритма миграции часто создает серьезные трудности. Уже на этапе предпродажного тестирования возникает первая преграда: администраторы редко могут выделить вычислительные ресурсы или оборудование для пилотных запусков. В такой ситуации особенно ценными становятся вендоры, предлагающие не только техническую поддержку, но и услуги удаленной установки ПО, а также привлекающие сертифицированных партнеров для решения сложных интеграционных задач.

Кроме того, миграция на Linux сопряжена с системными ограничениями: привычные компоненты, такие как Active Directory, либо отсутствуют, либо заменяются менее зрелыми и функционально ограниченными аналогами. Многие заказчики недооценивают объем работ, необходимых для полноценной замены таких элементов – от переноса учетных данных до перестройки механизмов взаимодействия между системами.

Чтобы избежать хаотичного «зоопарка» несогласованных решений, важно еще до старта проекта внимательно изучить рекомендации разработчика IDP-платформы. Они касаются не только технических аспектов установки, но и проектирования всей ИТ-среды: планирования пользовательских ролей, настройки разграничения доступа, выбора СУБД и системы аутентификации, а также обеспечения общей информационной безопасности.

Успешное внедрение IDP-решения – это всегда вопрос стратегии. Как показывает практика, проект оказывается под угрозой не из-за ошибок алгоритмов, а из-за недооценки перечисленных выше «человеческих» и организационных факторов. Технология уже готова решать сложные бизнес-задачи, но чтобы она работала с максимальной эффективностью, критически важно избежать названных системных ошибок. Фокус на грамотном планировании, выборе сертифицированных партнеров и проработке метрик превращает внедрение IDP-системы в масштабируемую основу для цифровой трансформации бизнес-процессов компании.