Цифровизация управления арендой торговых площадей и коммерческой недвижимости на базе платформы «Аксиома»

О заказчике

Крупная отечественная компания, в портфеле которой находятся территориально распределенные торговые площади, офисные здания и другие объекты коммерческой недвижимости.

Об исполнителе

«Интерпроком» — ИТ-компания, с 1989 года прошедшая трансформацию от системного интегратора до вендора собственного ПО с мощной экспертизой, позволяющей осуществлять собственными силами консалтинг, разработку и внедрение. Имеет опыт реализации уникальных по сложности и масштабу ИТ-проектов для средних и крупных компаний. Опытные консультанты, аналитики, разработчики и внедренцы компании имеют необходимую высокую квалификацию, позволившую успешно реализовывать сложные масштабные проекты.

О решении

Платформа «Аксиома», разработанная компанией «Интерпроком», обеспечивает цифровизацию управления физическими активами и недвижимостью, а также управления техническим обслуживанием и ремонтами (ТОиР), нацелена на обеспечение непрерывности производства за счет повышения коэффициента надежности и минимизации простоев. «Аксиома» сертифицирована для работы с ОС Astra Linux, РЕД ОС, СУБД PostgreSQL, Tantor и другими технологиями российского стека. Включена в Единый реестр российского ПО (№ 2997 от 14.03.2017).

Предпосылки проекта

Зачастую компании используют недвижимость, которая находится в их распоряжении, только частично, а расход на ее содержание приходится нести в полном объеме. Торговые и офисные центры, сетевые магазины, выставочные комплексы, склады, рынки, вокзалы и аэропорты традиционно вмещают большое количество арендаторов.

Взаимодействие с ними собственников, управляющих компаний и девелоперских структур включает ряд важных, но зачастую рутинных процессов, автоматизация которых позволяет повысить лояльность арендаторов, ускорить возврат инвестиций в объекты недвижимости и повысить ее рентабельность.

Автоматизация управления эксплуатацией объекта недвижимости позволяет увеличить его стоимость, повысить доход и снизить риски от сдачи коммерческой недвижимости в аренду, обеспечить функциональность помещений, комфорт и безопасность людей.

Ход проекта

Внедрение системы управления недвижимостью включало в себя ряд этапов, среди которых:

• Построение Единого информационного пространства по учету недвижимости с «единой версией правды» обо всех объектах.
• Создание реестров: Реестр потенциальных объектов аренды, покупки или строительства, Реестр договоров аренды и дополнительных соглашений.
• Формирование единого хранилища документов по объекту: планировка, документация по системам, акт выездной комиссии и т.д.
• Введение значимых показателей для предварительного расчета экономической целесообразности.
• Возможность ведения план-графика основных вех запуска объекта недвижимости.
• Планирование и учет задач по открытию, эксплуатации, техническому обслуживанию и капитальному ремонту объекта.
• Интеграция с ГИС: отображение на карте и обмен информацией по состоянию объекта.
• Интеграция с учетными системами класса ERP.

Результаты проекта

Внедрение системы позволило заказчикам:

• Увеличить доход от сдаваемой площади и повысить эффективность использования площадей.
• Оперативно принимать решения по утилизации площадей на основе визуального отображения.
• Снизить риски нарушения условий договоров, влекущих незапланированные затраты.
• Организовать прозрачный реестровый учет объектов недвижимости, автоматизировать управление договорами аренды, расчетами с арендаторами, эксплуатацией объектов недвижимости.
• Обеспечить наличие всей необходимой информации о договорных отношениях на единой платформе.
• Автоматизировать формирование и контроль графиков платежей, отслеживание ключевых событий, таких как индексация арендной платы, срок окончания договора.
• Вести в системе не только финансовые, но и другие существенные условия договоров аренды: эксплуатационная ответственность, конкретные сроки согласования перепланировки, покупка мощности и пр.
• Фиксировать инциденты по договорам аренды, более оперативно реагировать и своевременно проводить необходимые работы.
• Формировать различные формы отчетности, включая оперативную и аналитическую.