DIRECTUM в Центре внедрения "ПРОТЕК"

Центр внедрения "ПРОТЕК" - ключевое предприятие Группы компаний "ПРОТЕК", крупнейшего фармацевтического холдинга в России. Региональная сеть компании охватывает всю территорию страны. Клиенты компании – 44 000 аптек и лечебно-профилактических учреждений. Партнеры – около 900 ведущих фармацевтических производителей из 46-ти стран мира. В ассортименте – 13 000 наименований медикаментов, парафармацевтических препаратов и товаров медицинского назначения.

Работа в непростых условиях аптечного рынка и сложная территориальная структура Центра внедрения "ПРОТЕК" обусловили необходимость постоянного совершенствования и стандартизации бизнес-процессов по всем ключевым направлениям деятельности компании.

К тому же по мере развития бизнеса использование бумажных документов становилось все менее эффективным. Процессы утверждения затягивались, в ходе работы с документами появлялись лишние копии, архив бумаг постоянно переполнялся - все это приводило к потерям времени руководителей и рядовых работников и увеличению затрат на обработку и хранение документов.

Чтобы устранить все эти проблемы руководство Центра внедрения "ПРОТЕК" взяло курс на внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Проект, который стартовал в марте текущего года, подразумевает полную автоматизацию документооборота и ключевых бизнес-процессов компании и рассчитан на 1,5 года. В данный момент уже закончены все предпроектные работы.

Первоначально в ходе внедрения на рабочих местах сотрудников Центра внедрения "ПРОТЕК" будут развернуты пользовательские лицензии Базовых модулей DIRECTUM, модулей Канцелярия, Управление договорами и Управление совещаниями. Эти модули позволят оптимизировать и перевести в электронный вид следующие процессы: регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, создание и согласование документов, исполнение договоров, организацию и проведение совещаний, контроль исполнения решений по совещаниям и документам.

Система DIRECTUM объединит все корпоративные ресурсы компании в единое информационное поле. В рамках проекта предусмотрена интеграция системы со справочниками ("Заказчики" и "Поставщики") финансово-учетной системы и внутренним информационным порталом Центра. Для больших массивов различного контента в Центре будут использоваться хранилища DIRECTUM Storage Services, которые обеспечат надежное и безопасное хранение документов любых объемов.

В системе будут работать все сотрудники головного предприятия и 40 филиалов. Пользоваться DIRECTUM в своей работе будет и руководство подразделений,
которое получит возможность визировать документы с помощью ЭЦП. Также специально для руководящего состава будет разработан специфический процесс по делегированию полномочий (данная потребность вытекла из автоматизации распоряжения о делегировании полномочия). Удаленные сотрудники смогут обращаться к системе с помощью сервера веб-доступа. А специально для ИТ-специалистов Центра был приобретен инструмент разработчика IS-Builder, с помощью которого можно расширять функционал системы без привлечения специалистов DIRECTUM.

Первый этап проекта закончится в июне. В дальнейшем охват автоматизации будет расширятся: в системе появится возможность автоматического внесения информации в справочники ("Клиенты", "Поставщики"), будет автоматизировано движение бюджетных форм (корректировка бюджета, отнесение фактических затрат/доходов на ЦФО), согласование документов оплаты, работа с претензиями, а также в электронный виде перейдет система корпоративной отчетности.

Таким образом, в результате проекта, Центр внедрения "ПРОТЕК" получит полнофункциональный, комплексный инструмент взаимодействия, который позволит избавиться от рутины в работе с документами и сосредоточить все внимание на основных направлениях деятельности.