Напомним, что в юбилейный для ЭОС год ежегодная клиентская конференция «Электронный документооборот» прошла 17 октября 2014 года в Москве, местом проведения конференции стал мультифункциональный центр EVENT-ХОЛЛ «ИнфоПространство». На протяжении дня прозвучали около 30 докладов, их слушателями стали около 300 специалистов. В первой части пленарного заседания выступили представители Минкомсвязи России, ЭОС, IDC, Aladdin, Canon (см. новость раздела «ЭОС» от 21 октября 2014 г.). Вторая часть пленарного заседания конференции «Осенний документооборот - 2014» была посвящена представлению продуктов компании ЭОС.
Так, специалист управления маркетинга ЭОС Сергей Полтев вкратце охарактеризовал продуктовый портфель ЭОС. Это широко известная многочисленным отечественным пользователям система «Дело», EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint и предназначенный для автоматизации документооборота и решения управленческих задач. Следующий продукт – система eDocLib, который помогает перейти от разрозненных информационных систем, бумажных архивов и многочисленных неразобранных файловых папок к единому и упорядоченному хранилищу информации. И мобильные приложения, разработанные согласно требованиям времени.
Специалист управления маркетинга ЭОС Сергей Полтев на «Осеннем документообороте – 2014»
Сергей Полтев отметил сотрудничество ЭОС и компании ABBYY, благодаря которому клиенты получили возможность анализировать текст в автоматическом режиме (процесс напоминает анализ изображений). Удобно, что система автоматического анализа текста может работать без предварительной настройки форм. Очевидно, что это существенно облегчает поиск нужной информации в документах. Систему можно использовать, например, для обработки корреспонденции, что зачастую делается вручную. Еще один способ применения – для автоматической актуализации базы знаний компании (мониторинг, автоматическая обработка данных, рубрикация).
Тенденция здесь такова: переложить функцию анализа на систему искусственного интеллекта, тем более что количество информации, по большей части неструктурированной, в мире растет стремительно. Компании сегодня уже используют различные системы управления корпоративным контентом, однако растущие объемы данных уже напоминают волны цунами. По словам Сергея Полтева, компании ЭОС и ABBYY приступили к реализации совместного проекта.
Специалист управления маркетинга ЭОС Артем Андреев рассказал о мобильных приложениях, разработанных специалистами компании. Актуальность данных разработок очевидна: мобильные устройства сегодня используют буквально все – от руководителя компании до уборщицы.
Специалист управления маркетинга ЭОС Артем Андреев на «Осеннем документообороте – 2014»
Одно из приложений – iEOS - сделано для iPad. Оно предназначено для взаимодействия пользователей с системами электронного документооборота компании ЭОС с помощью планшетов под операционной системой iOS. Приложение имеет три основных режима работы: рассмотрение, согласование и подписание документов. Разработчики обеспечили для пользователей планшетов Apple удобный переход между документами, комментариями и оформлением своих решений, возможность хранения обработанных документов, поиск и гибкую систему группировки документов. Артем Андреев заострил внимание на очень важной функции синхронизации основных операций (утверждение резолюции, согласование и подписание документа) с корпоративной СЭД/ECM-системой. В приложении поддерживаются форматы PDF, doc и docx. Разработчики также предусмотрели для пользователей возможность делать собственное оформление дизайна приложения. Безопасность данных обеспечивается благодаря защищенному соединению с сервером по протоколу HTTPS.
Артем Андреев также подчеркнул, что в приложении имеется опция «электронная подпись». Для защиты ЭП было выбрано решение – СКЗИ от компании Aladdin. Причем, карточку можно использовать не только для доступа к периметру корпоративной сети, но и как банковскую карту.
Следующее мобильное приложение разработано ЭОС совместно с Microsoft под Windows 8. Это «АРМ Руководителя RT». Это приложение поддерживает все возможности платформы Microsoft, в том числе интерфейс Modern UI и технологию «семантического зума». Это приложение также позволяет работать с электронной подписью, причем подписание можно производить как с вводом пароля, так и без него. Пользователю предлагаются также механизмы защиты ключей шифрования.
Интересны дополнительные возможности приложения. В частности, формирование голосовых замечаний к документу, прикрепление файлов любого формата, редактирование документов с помощью встроенных приложений Microsoft Office и поддержка распространенных форматов документов.
По словам Артема Андреева, ЭОС сейчас работает над приложением для мобильных устройств под управлением операционной системы Android. Прототип уже создан.
Демонстрация прототипа приложения для мобильных устройств под управлением операционной системы Android на «Осеннем документообороте – 2014»
В планах разработчиков - дополнить приложения функцией полнотекстового поиска, в том числе в режиме online, возможностью создания личных папок, просмотра связанных документов. Новые направления развития мобильных приложений касаются функционала работы с документами (календарь, новостная лента, мониторинг событий, доступ к корпоративному порталу и др.). Также будет совершенствоваться дизайн и удобство работы. Возможно, появится функция чата для обсуждения документа, модуль «контакты» для быстрого поиска нужного сотрудника. Артем Андреев подчеркнул, что здесь очень важна обратная связь с клиентами, чтобы разработчики ЭОС понимали действительные потребности пользователей.
Специалист управления маркетинга ЭОС Дмитрий Матвеев рассказал о программе EDSIGN. Она разработана для Microsoft Word и Excel, чтобы создавать электронные подписи на электронных документах аналогично подписанию документа на бумажном носителе. По словам Дмитрия Матвеева, первый закон об электронной подписи вышел в 2002 году. По прогнозам, в 2015 году ЭП будут пользоваться в России 15 млн человек.
EDSIGN обеспечивает удобство работы с подписанным ЭП электронным документом. Она позволяет вносить в документ информацию, не разрушая подпись, и дает возможность устанавливать последовательность подписания. Также возможно установление последовательности внесения этих изменений подписантами. Документы, подписанные с помощью EDSIGN, могут быть просмотрены на любом устройстве, в том числе, мобильном. В случае отсутствия на компьютере этой программы для проверки ЭП можно воспользоваться online-сервисом проверки (http://edsign.eossoft.ru/), в том числе и для проверки сертификата электронной подписи.
О портальных решениях ЭОС рассказал заместитель начальника управления маркетинга ЭОС Александр Осипов. Это продукт – EOS for SharePoint. Если точнее, то это система электронного документооборота на SharePoint, с помощью которой можно автоматизировать процессы управления документами, а также другие бизнес-процессы организации в рамках создания единого информационного пространства на платформе Microsoft SharePoint. Система эта уже хорошо известна российским пользователям. Она претерпела порядка 100 внедрений, имеет весь необходимый для работы с документами функционал. По словам Александра Осипова, EOS for SharePoint – единственная из российских систем документооборота на SharePoint, которая совмещает преимущества Microsoft SharePoint с российской спецификой документооборота.
Разработчики особое внимание уделяют улучшению интерфейса продукта, клиентам предлагается несколько дизайн-шаблонов. Заказчик может размещать на созданном с помощью данной системы корпоративном портале свой баннер, корпоративные новости и другую информацию, например, сообщения о загруженности городских дорог, курсах валют и т.д. С помощью портала можно организовать, например, сервис бронирования переговорной и др. Система также имеет опцию легкого переключения между корпоративным порталом и системой электронного документооборота.
Данная сессия конференции завершилась небольшой дискуссией по информационной безопасности при доступе к корпоративной сети с мобильных устройств. Главный эксперт компании ЭОС Елена Антошечкина рассказала об основных рисках использования мобильных устройств для работы с корпоративными данными.
Мероприятие, безусловно, удалось. Показательно, что, хотя осенняя конференция традиционно ориентирована на заказчиков, на нее собралось и большое число партнеров. Все они приехали с кем-то из своих клиентов, которых они никогда не бросают, к тому же, партнерам тоже все это очень интересно. Порадовало, что вторая секция, ориентированная, прежде всего, на eDocLib и EOS for SharePoint, все больше и больше растет: у нас теперь нет проблем с приглашением заказчиков, специалисты из компаний-клиентов готовы выступить в качестве спикеров. Мы сейчас готовим действительно много нового: адаптируем интерфейс и дизайн EOS for SharePoint под MS SharePoint 2013, во 2 квартале следующего года ожидаем полноценное обновление СЭД «ДЕЛО» - я сам этого очень жду! Глубоко, подробно и четко перерабатываем «ДЕЛО Web», вплотную занимаемся мобильным решением на Android, дизайн которого будет очень похож на дизайн iEOS. Над дизайном eDocLib работает студия Артемия Лебедева. В то же время мы присутствуем в экспертном совете Минкомсвязи, участвуем в принятии решений относительно развития МЭДО. Как только реализуем эти начинания, придет время делать еще что-то. Мир прекрасен тем, что он никогда не останавливается!
Главный эксперт компании ЭОС Елена Антошечкина на «Осеннем документообороте – 2014»
Вендоры самой разной специализации говорят сегодня о явлении BYOD – использовании личных мобильных устройств в рабочих целях. Возможность потерять устройство, не обязательно личное, но и служебное – это риск потери важной для компании информации. Многие корпорации, сознавая риск, полностью запрещают использовать личные мобильные устройства для работы – для этого при входе в здание ставят шкафы с ячейками, в которых сотрудники обязаны оставлять свои мобильники.
Рекомендации по ИБ всем хорошо известны. Они разнообразны, однако имеется несколько приемов, позволяющих уменьшить риск потери информации: возможность ее уничтожения в удаленном режиме в случае кражи или пропажи мобильного устройства, аутентификация пользователя при доступе к корпоративной информации, использование антивирусов и средств защиты периметра корпоративной сети и т.д. Как бы то ни было, в любой компании не лишне разработать политику безопасности, определить, что защищать и каким образом. Собственно, дискутировать не эту тему особого смысла не имеет, поэтому участники конференции просто поделились опытом использования приемов ИБ.
В частности, референт Управления информационных технологий и документооборота Аппарата Совета Федерации Федерального собрания РФ Надежда Синева рассказала, что мобильные рабочие места в ведомстве используют, однако там доступ к ведомственным ресурсам запрещен вообще. Для работы с информацией организована «демилитаризованная зона», куда может быть перемещен блок данных, нужный конкретному сотруднику. Примечательно, что перемещение информации из полностью защищенного контура в «демилитаризованную зону» осуществляется с помощью обычных флэшек.
Референт Управления информационных технологий и документооборота Аппарата Совета Федерации Федерального собрания РФ Надежда Синева на «Осеннем документообороте – 2014»
В Государственной думе РФ сейчас работают над созданием защищенного доступа к корпоративным ресурсам. Для этого внедряют проект «Электронный парламент». Вся ценная информация в Госдуме защищена двумя межсетевыми экранами. Пользователи могут получать доступ в соответствии со своими правами доступа, в том числе к системе электронного документооборота «Дело», внедренной в ведомстве. Мобильными устройствами сотрудники Госдумы пользуются достаточно активно. Об этом рассказала начальник отдела телекоммуникационных и серверных систем Управления информационно-технологического и документационного обеспечения Аппарата Госдумы Федерального собрания РФ Мария Дорофеева.
Начальник отдела телекоммуникационных и серверных систем Управления информационно-технологического и документационного обеспечения Аппарата Госдумы Федерального собрания РФ Мария Дорофеева на «Осеннем документообороте – 2014»
Юбилейная клиентская конференция. 20 лет ЭОС:
Проведенным мероприятием я доволен. Было интересно, весело, полезно, было много нового для нас и наших клиентов. Публика не покидала зала, фактически все гости остались до завершения конференции – это о многом говорит. Было ощущение, сравнимое с тем, которое возникает, когда вдруг замечаешь в зеркале свой возраст. На протяжении 20 лет мы не разделяем жизнь и работу, растем, взрослеем, изменяемся. Во время подготовки к мероприятию и на нем самом мы еще раз вспомнили, с чего начинали и чем стали, сколько наших идей за это время воплотилось в реальность, как менялся рынок и мир в целом. Вы обратили внимание, как поменялась тематика выступлений? Раньше мы обсуждали проблемы делопроизводства, какие-то мелкие функциональные особенности решений, а сегодня – вопросы дизайна, использования порталов, развития госуслуг. Было очевидно, что мы действительно решаем огромное число задач, выходящих за рамки документооборота. А будущее, наверняка - еще интереснее! Мы не боимся экономического спада: пережив и «жесткий» кризис 1998 года, и «мягкий» 2008-го – кстати, в плюсе – мы имеем опыт преодоления подобного рода трудностей. Что касается санкций, мы – компания чисто российская, отечественная и по владельцам, и по месту разработки, наш рынок сосредоточен в странах СНГ, доходы и большая часть обязательств у нас в рублях. Если рынок будет сужаться, у нас появится возможность увеличить свою долю на нем. Мы видим, что, на самом деле, все в отрасли идет правильно. И мы уверены, что и в дальнейшем сможем выполнять свою миссию - автоматизировать не то, что уже есть, а то, что, по нашим прогнозам, будет.