ОСМП автоматизировала управление договорами с помощью СЭД БОСС-Референт

Компания ОСМП является лидером российского рынка электронных платежных систем, располагая более чем 35% общего оборота сектора электронных платежей. Компания представляет комплексные технологические решения для организации пунктов приема наличных платежей за различные товары и услуги в России и за рубежом. В 2007 году по сравнению с 2006 годом рост оборота компании составил почти 170%, а в 2008 – вырос еще на 60% по сравнению с 2007. В 2009 году, несмотря на кризис, ОСМП планирует вырасти еще на 50% в обороте. Тем не менее, конкуренция побуждает компанию совершенствовать бизнес-процедуры.

Порядка 75% оборота компании дают платежи через автоматы самообслуживания, общее количество которых превышает 85 тысяч. Собственниками автоматов являются порядка 2,5 тысяч агентов компании ОСМП. Помимо агентов, в бизнес-процесс реализации платежей включены процессинговый центр и сеть провайдеров (получателей платежей). Взаимодействие всех участников определяется договорами, которые приходится регулярно изменять, продлевать, оформлять оказанные услуги актами выполненных работ. Таким образом, в компании сформировался довольно объемный документопоток. Используемые средства – 1C, Excel, корпоративная почта – не обеспечивали требуемой оперативности. «Эффективность бизнес-процессов компании зависела от эффективной организации управления документами. Перед нами стояла задача создания системы электронного документооборота, которая могла бы поддержать наши бизнес-процессы. При этом система должна была стать практически «кровеносной системой»: если бы мы теряли надежность в осуществлении документооборота, мы неизбежно теряли бы клиентов», – вспоминает Алексей Рассказов, CIO компании ОСМП.

Первоначально ИТ-дирекция ОСМП решила выбрать надежную, масштабируемую транспортную среду. В выборе между MS Exchange и IBM Lotus опыт подавляющего большинства крупных компаний склонил чашу весов в сторону Lotus. Корпоративная почта стала работать без перебоев, а сотрудники прекратили «борьбу» с ней. Выбор СЭД стоял перед альтернативой: использовать платформу Lotus либо стороннюю. «На собственном опыте могу сказать: попытки интеграции разноплатформенных почтовой системы и СЭД ничем хорошим не заканчиваются. Драматический разрыв между технологиями, на которых построены эти системы, приводит к принципиальной невозможности реализовать ряд необходимых процессов», – поясняет Алексей Рассказов.

Выбор шел между двумя российскими СЭД, реализованными на платформе Lotus. С системой БОСС-Референт Алексей Рассказов был хорошо знаком по предыдущей работе, как с надежным, масштабируемым и гибким инструментом. По второй системе обнаружилось довольно много нареканий. Поэтому, оптимальной была принята конфигураций «Lotus + БОСС-Референт», а для выполнения работ сформирована совместная команда специалистов ОСМП и компании «Аплана» (группа компаний АйТи).
Проект внедрения СЭД БОСС-Референт, стартовавший в середине 2007 года, совпал с изменением законодательства, регулирующего правила работы на рынке приема электронных платежей. Перед ОСМП встала задача перезаключить в течение 2 месяцев 2,5 тысячи договоров с агентами, расположенными по всей России. При этом договор становился трехсторонним – третьей стороной выступал процессинговый банк. Задачу перезаключения договоров компания стала решать в запускаемой системе, пропустив фактически этап опытной эксплуатации. Правильность такого шага не обсуждалась, так как необходимо было успеть выполнить требования законодательства в срок. Учитывая сжатые сроки, на первом этапе был запущен только самый необходимый функционал системы по управлению агентскими договорами и сделаны минимальные доработки для поддержки поточного сканирования. Каждый договор между ОСМП и агентом представляет собой пакет из 20 документов общим объемом около 40 страниц. А в процесс подготовки и согласования договоров с агентами включены коммерческий департамент, юридический департамент, финансовая дирекция, бухгалтерия и процессинговый банк. БОСС-Референт быстро и эффективно обработал такой объем документов.

«В третьей версии БОСС-Референта появилась возможность быстро настраивать маршруты согласования документов, что позволило нам отладить процесс работы с агентскими договорами на первой сотне документов примерно за две недели, – поясняет Алексей Рассказов, – Поэтому, когда поступил основной поток договоров, мы были полностью готовы, как технологически, так и в плане обучения персонала – начальное обучение мы провели на стадии внедрения, а далее сотрудники осваивали систему в процессе работы».

В начале 2008 года основная часть договоров была успешно переоформлена. Эффективность работы в системе и сотрудники и руководство компании оценили очень быстро. Если до внедрения системы из 200 договоров примерно 40 проходили процесс согласования с задержками, то теперь их количество снизилось до 1 договора на те же 200 документов. Дальше в системе было запущено управление договорами с провайдерами, общехозяйственными договорами, автоматизированы функции канцелярии.

В настоящее время компанией ОСМП приобретено около 300 лицензий, из которых 240 уже используется. Помимо договоров с внешними организациями, в системе реализован внутренний документооборот компании. В частности, в систему выкладываются решения директоратов ОСМП,  полностью реализованы в безбумажном варианте заявки на оплату, обходной лист, командировочные и служебные записки. В системе полностью происходит процедура согласования договоров, на бумажном договоре ставится только подпись генерального директора. В планах компании подключение к системе региональных филиалов.

«Процессинг ОСМП – самый большой в мире: в день реализуется порядка 8 миллионов транзакций. При этом себестоимость транзакции ниже среднерыночной, что во многом является заслугой стратегии компании, ориентированной на «сохранение баланса между разными частями единого целого». Любая бизнес-система характеризуется рядом свойств: производительность, функциональность, надежность и безопасность: развитие функциональности ведет к росту производительности, что в свою очередь требует обеспечения надежности и безопасности. Чтобы поддержать растущую производительность бизнеса, ее надо скомпенсировать другими компонентами. Одна из надежных опор – система БОСС-Референт. Если бы мы замешкались и не успели ее внедрить, мы бы не получили такого роста бизнеса, какой имеем сейчас», – оценивает результаты проекта Алексей Рассказов.