Развитие отечественной СЭД и реализованные проекты на ее основе обсудили на TESSA User Day 2019

Мероприятие открыл генеральный директор Syntellect Павел Каштанов. Выступая с приветственным словом, Павел отметил, что главной целью мероприятия является желание наладить прямые контакты между заказчиками, предоставить им возможность активно общаться между собой, обмениваться мнениями для наращивания опыта в использовании платформы TESSA. В ходе конференции также обсуждались тенденции развития СЭД/ECM-рынка и планы развития платформы TESSA.

Компания Syntellect провела TESSA User Day 2019

На конференции TESSA User Day 2019 выступили представители компаний, активно использующих TESSA в повседневной работе. Об автоматизации процесса согласования хозяйственных договоров в TESSA в компании «Ренессанс Страхование» рассказал руководитель проекта внедрения Илья Лившиц. После объединения разрозненных подразделений компаний, входящих в группу «Ренессанс», возникла задача перехода на единую СЭД. Был проведен тендер, в котором были рассмотрены системы Directum, E1 Ефрат, Docsvision, WSS Docs и TESSA.

Руководитель проектов Управлении бизнес анализа Илья Лившиц. Цели проекта внедрения СЭД в компании «Ренессанс Страхование»

Заказчик предъявлял к будущей системе целый ряд существенных требований. Это, например, наличие механизмов для горизонтального и вертикального масштабирования, функций делегирования и распределения заданий в работу внутри согласующих подразделений, гибкое управление сроками согласования в зависимости от сложности договора, возможность расчета маршрута согласования на основании особенностей согласуемого документа, возможность привлечения дополнительных согласующих, не прописанных в бизнес-процессе, на различных этапах согласования. Каждая из рассмотренных на этапе тендера систем имела свои достоинства, но по совокупности критериев итоговый выбор был сделан в пользу платформы TESSA.

О переходе на TESSA рассказала и начальник административного департамента компании О1 Properties Варвара Румянцева. Прежняя СЭД Docsvision была внедрена в этой компании, работающей на рынке недвижимости, еще в 2010 году. За прошедшие годы она хорошо отработала свой потенциал, но переход на новую СЭД все-таки состоялся и был вызван отсутствием поддержки вендора текущей версии системы и желанием заказчика повысить производительность СЭД. Осенью 2018 года стартовал проект перехода на платформу TESSA, и с начала 2019 года система уже находится в промышленной эксплуатации.

Начальник административного департамента компании О1 Properties Варвара Румянцева

Проблема производительности была главной для О1 Properties. Особенностью документооборота компании является согласование проектной документации и быстрое согласование сервисных договоров с арендаторами. Быстрое и корректное согласование таких документов накладывает крайне жесткие требования на СЭД с точки зрения скорости работы. Одновременно заказчика интересовал переход в новую СЭД с предыдущей программы с сохранением текущей структуры документооборота и ключевых функций, а также с сохранением поддержки текущей ECM-системы. Но главными требованиями при внедрении новой СЭД, отметила Варвара Румянцева, являются стоимость внедрения и техподдержки, а также стоимость обновления.

Среди особенностей проведенного внедрения TESSA Варвара Румянцева выделила, прежде всего, наличие у заказчика уже проработанной структуры организации документооборота. «Вы можете купить самую лучшую СЭД, но если у вас до сих пор нет тщательно разработанной структуры организации документооборота, то результат будет не тот», - комментирует Варвара. Большое значение для О1 Properties имеет реализация сложного и многоэтапного механизма согласования документов с большим количеством условий. Для компании было необходимо использовать как последовательное, так и параллельное согласование. В условиях работы с объемными файлами, участвующими в обороте, а также с учетом требований к высокой скорости согласования на основании большого количества условий для сервисных договоров с клиентами, это было серьезным вызовом для выбранной программы.

Проект в банке ВТБ, по сути, развивался параллельно с платформой TESSA с 2010 года и выступил самой масштабной площадкой в части нагрузочных показателей эксплуатации внедренного решения. О своем взгляде на результаты выстроенного комплекса решений на базе платформы TESSA рассказала начальник Управления обработки клиентских данных Департамента операционной поддержки бизнеса Банка ВТБ Светлана Дементьева.

Начальник Управления обработки клиентских данных Департамента операционной поддержки бизнеса Банка ВТБ Светлана Дементьева

Особенностью решения ЕСМ/СЭД для ВТБ является прежде всего его масштаб. Банк входит в тройку ведущих в России кредитных организаций, насчитывает 1,6 тыс. отделений по всей стране и представительства в 16 странах мира. Клиентская база составляет около 13 млн активных клиентов - физических лиц, 577 тыс. действующих клиентов – юридических лиц из сегмента SMB, около 9,5 тыс. действующих клиентов крупного корпоративного бизнеса. Количество собственных активных пользователей – 40 тыс. человек, количество электронных документов в системе приближается к 1,5 млрд. На базе единой платформы TESSA в банке реализовано более 50 функциональных модулей для автоматизации как профильных, с точки зрения кредитной организации, так и стандартных бизнес-процессов. Целью внедрения ЕСМ-платформы был переход на безбумажный электронный документооборот, который планировалось закончить к 2022 году, в том числе подключить электронный обмен информацией с федеральными органами исполнительной власти. При этом Банк предъявляет жесткие требования к ведению документооборота: запрет на дублирование документов в электронном и бумажном виде, регулярная качественная оценка СЭД с целью минимизации рисков мошенничества, повышение качества обслуживания клиентов.

Функциональные модули на платформе TESSA. Банк ВТБ

Говоря о ценности внедренной платформы TESSA в эксплуатации, Светлана Дементьева отметила отдельно реализованную функцию полного контроля местонахождения документов и автоматизацию процедуры их проводки.

Отдельное внимание в своем докладе Светлана уделила вопросам экономического и экологического эффекта от внедрения. За последние 5 лет эксплуатации решения на базе TESSA только в части блока «Электронный архив» позволили сэкономить Банку более 1 млрд рублей и спасти более 100 тысяч деревьев. Среди планов развития была названа услуга поддержки удаленной идентификации пользователей при работе с документами, развитие цифрового профиля документов, а также реализация инициатив по централизации и цифровизации документооборота.

Партнером мероприятия TESSA User Day 2019 выступила компания ABBYY Россия, от имени которой генеральный директор Дмитрий Шушкин рассказал о развитии интеллектуальных систем обработки документов в мире и внедрении систем искусственного интеллекта (ИИ) в СЭД. По словам Дмитрия, потенциал развития заложен в том, что деятельность человека и документооборот оставляют свои цифровые следы повсюду. До сих пор эти данные не применялись в практическом смысле. Но если начать сбор и внедрение этих данных в единый документооборот, то можно ожидать существенных улучшений в анализе данных. Новый продукт ABBYY Timeline осуществляет мониторинг выполнения процессов в реальном времени, позволяет получать прогнозы отклонений и обеспечивает оперативное реагирование на их устранение. Комплексное применение гибких платформ по автоматизации совместно с ABBYY Timeline позволит добиться непрерывного улучшения и оптимизации процессов в компании.

Вячеслав Кондрашов, заместитель начальника управления развития операционных процессов Банка «Открытие», рассказал о специфике подхода Банка к выбору единой платформы для трех основных проектов: Электронный архив ЭДК (Электронное досье клиента), СЭД и ЕСМ. В презентации были приведены структуры и концептуальные схемы работы Электронного архива, предполагаемые этапы реализации проекта и архитектура единой ЕСМ/СЭД на базе TESSA. Уникальность и сложность проекта определяется динамично меняющимися ИТ-ландшафтом и организационной структурой Банка, в системе планируется 6 непосредственно связанных проектов развития, более 20 тыс. одновременных пользователей и более 80 источников документов ЭДК.

О планах дальнейшего развития системы TESSA рассказал руководитель группы разработки платформы компании Syntellect Олег Назарько. Среди недавних обновлений была названа внедренная поддержка временных зон. Эта функция играет важное значение для систем СЭД, потому что в силу широкого территориального распространения филиалов заказчиков в системе необходимо интеллектуально отслеживать график прохождения документов. Это необходимо делать с учетом текущих границ рабочего дня в каждом подразделении.

Руководитель группы разработки платформы TESSA Олег Назарько

Среди других новых функций платформы – новый модуль форумов и обсуждений. Модуль позволит пользователям максимально легко организовать неформальное обсуждение вопросов по тому или иному документу или иному объекту TESSA, что в ряде случаев позволяет гораздо быстрее прийти к соглашению, чем работа в рамках формализованного процесса.

Кроме того, в платформе TESSA появился целый комплекс технологических и интерфейсных усовершенствований, которые позволят сделать работу пользователей в системе еще приятнее и проще.

Галина Майорова, руководитель отдела продаж компании Syntellect, посвятила свое выступление внутренней работе партнерского сообщества Syntellect TESSA, представила портрет партнера и продемонстрировала роль каждого из участников (вендор, партнер, заказчик) на различных этапах реализации проектов, а именно: продажа, внедрение, поддержка и развитие решения.

Руководитель отдела продаж компании Syntellect Галина Майорова

После сессии докладов в рамках открытой беседы участники конференции обсудили тенденции развития рынка СЭД/ЕСМ, особенности запросов на реализацию СЭД и требования к современным ИТ-системам.

Сейчас в компании Syntellect ведутся работы по развитию TESSA для функционирования в условиях сложной распределенной структуры филиалов. Завершается разработка кеширующего файлового сервера, который позволит пользователям продолжать работать с разовой загрузкой документов, высвобождая нагрузку сети. Теперь часто используемые документы будут кешироваться на компьютерах пользователей, а файлы, с которыми работает филиал/удаленное подразделение, будут располагаться в сети филиала. Ведется также разработка системы упреждающего кеширования. Кроме того, в разработке находится ряд дополнительных технологических модулей и отраслевых конфигурационных решений на базе платформы.

Демонстрация возможностей российской платформы электронного документооборота TESSA

В рамках TESSA User Day 2019 была представлена демонстрационная зона, где участники мероприятия могли ознакомиться с возможностями новой версии платформы TESSA и протестировать интеграционные решения технологических партнеров.

О платформе TESSA

TESSA - универсальная российская платформа электронного документооборота, позволяет создавать высокопроизводительные решения по автоматизации документооборота и управлять бизнес-процессами компаний в различных сферах бизнеса. Скорость работы платформы достигается за счет оптимизации работы системы в условиях распределенных сетей, в том числе на слабых каналах передачи данных. Пользовательский интерфейс выстроен на базе полнофункционального мультиплатформенного веб-клиента, для пользователей ОС Windows доступен также desktop-клиент.

Отличительной особенностью платформы является доступность ее настройки и развития решений на ее основе как силами команды разработчиков Syntellect или партнеров-интеграторов, так и за счет собственных ресурсов заказчика. На платформе TESSA реализована подсистема безопасности, предоставляющая гибкие возможности настройки доступа к данным и функциям на основе комбинаций статических, динамических и контекстных ролей. В части представления данных допускаются обычные и зависимые представления, кроме того, возможно применение программных форм представления. Это позволяет управлять организацией сложных бизнес-процессов и иметь наглядную визуализацию хода выполнения процесса, а также предоставлять доступ к данным внешних информационных систем непосредственно из интерфейса TESSA.