Бизнес без бумаги: оптимизация документооборота ветклиники с клиентами-физлицами

Ветклиника ведет прием домашних животных в Самаре. «БениВЕТ» располагает собственной лабораторией, аппаратами ультразвуковой диагностики и эндоскопическим оборудованием. В клинике имеется операционный блок и отделение интенсивной терапии: врачи проводят не только рутинные хирургические манипуляции, но и сложные операции по тотальному эндопротезированию тазобедренных суставов.

Перед любыми медицинскими манипуляциями врачи предоставляют клиентам информацию о предстоящих процедурах, в том числе предупреждают о возможных рисках. Такой подход предполагает как устное общение с владельцами животных, так и оформление с ними информированных согласий на медицинское вмешательство и других соответствующих ситуации документов. Как следствие, с каждым днем документооборот только растет, и вместе с ним возрастают временные и финансовые затраты клиники на оформление всех необходимых бумаг.

Перед управляющим ветклиникой Марком Вебером была поставлена задача — найти сервис, который позволит быстро, просто и в онлайн-формате подписывать документы с клиентами — владельцами домашних животных. Осенью 2023 года «БениВЕТ» подключил Безбумажный офис F.Doc.

Марк Вебер, управляющий ветеринарным центром хирургии и травмы «БениВЕТ»: «Идея о том, что рабочие процессы можно «обезбумажить», возникла неожиданно. В какой-то момент ко мне подошла администратор и сказала, что опять закончилась офисная бумага. Хотя партию мы закупили совсем недавно с расчетом на то, что ее должно хватить на более продолжительный срок.

Начали искать сервис, который позволит оперативно и без бумажной волокиты оформлять документы с клиентами. Одной из первых ссылок в выдаче была ссылка на сервис F.Doc. Изучили сайт, попробовали подписать документ сами через демоверсию. Все показалось удобным с точки зрения клиента. Оставили заявку. Менеджер быстро перезвонил и ответил на вопросы. Подключение к F.Doc заняло буквально несколько часов».

Технология безбумажного офиса помогает сделать документооборот с физическими лицами простым, быстрым и удобным
Фотография предоставлена сервисом F.Doc

Как с помощью F.Doc можно подписать документы удаленно

Электронное подписание документов способствует оптимизации бизнес-процессов организации: ускоряет оформление документов, снижает затраты на их печать, логистику и хранение, а также минимизирует риски утраты.

Безбумажный офис F.Doc — это сервис, который позволяет компаниям подписывать документы в электронном виде с клиентами — физическими лицами. Для подписания документов F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП), которая имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.

Технология безбумажного офиса помогает сделать документооборот с физическими лицами простым, быстрым и удобным. «БениВЕТ» работает с клиентами по договору оферты, то есть владелец животного своим визитом и предоставлением паспорта администратору акцептует условия оферты. Отдельно подписывать договор на оказание услуг не требуется. Однако основной документооборот с клиентами в «БениВЕТ» составляют информированные согласия на хирургические вмешательства, на анестезиологическое сопровождение и на размещение животного в дневном стационаре или в отделении реанимации и интенсивной терапии.

Марк Вебер, управляющий ветеринарным центром хирургии и травмы «БениВЕТ»: «Мы также информируем клиента о тяжелом состоянии пациента. Например, когда животное поступает к нам экстренно, мы, безусловно, рассказываем владельцу о возможных исходах, о прогнозах. Но в силу эмоциональных переживаний многим владельцам сложно воспринимать эту информацию на слух, поэтому мы дублируем ее документом.

Если клиент привозит своего питомца на плановую операцию, то подписываем все документы в момент визита при условии, что владелец приезжает сам. Бывают случаи, когда животное привозят супруг или супруга владельца, или другие члены семьи, потому что владелец, например, находится в другом городе и не может приехать. Удобно, что теперь с помощью F.Doc можно дистанционно оформить документы по услугам. Клиенту не требуется ехать в клинику, а нам — присоединять к договору-оферте другое лицо.

Если состояние пациента, который пребывает в дневном стационаре, ухудшается, или требуется экстренное хирургическое вмешательство, то мы, безусловно, ставим в известность владельца. Клиент в этот момент может находиться где угодно, в том числе дома: мы звоним ему, рассказываем о состоянии питомца и отправляем через F.Doc документы на ознакомление и подписание. Стало удобнее и нам, и владельцам. Клиенты ценят электронное подписание документов за оперативность и экономию времени».

C момента подключения к F.Doc, по данным внутренней статистики сервиса, «БениВЕТ» подписал со своими клиентами около 2 тысяч документов в электронном виде. В указанный период F.Doc воспользовалось более 520 клиентов ветклиники, некоторые из которых оформляли документы в онлайн-формате неоднократно. В среднем на электронное подписание у владельца животного уходит около 1 минуты.

Оформление документов одним кликом

Марк Вебер, управляющий ветеринарным центром хирургии и травмы «БениВЕТ»: «При выборе технологического решения важным фактором для нас было обеспечение сотрудникам максимально комфортного перехода от бумаги к сервису. В случае с F.Doc мне достаточно было уделить этому вопросу некоторое время, чтобы сесть и показать команде, как все работает. Администраторы очень положительно восприняли эту историю. Им не нужно теперь в конце смены сидеть и сшивать реестр бумажных документов. Сервис прост в использовании».

У организации есть несколько вариантов работы с F.Doc: через личный кабинет, используя веб-интерфейс с логин-паролем; через интеграцию с популярными CRM; через интеграцию с корпоративными учетными системами. Компания может выбрать наиболее удобный для себя вариант.

Что касается клиентского сценария, то для работы с F.Doc клиенту компании необходим смартфон с доступом в интернет, при этом скачивать дополнительные приложения ему не придется. Три простых шага — и документы подписаны.

1. Сотрудник организации готовит документ для подписания и загружает его в сервис F.Doc.
2. F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документ.
3. Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.

Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, компании необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте (ЭДО), а также получить от клиента согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения об ЭДО придает юридическую силу документам, оформляемым сторонами в электронном виде.

Михаил Легченко, директор сервиса Безбумажный офис F.Doc: «Мы работаем с разными сферами бизнеса: ветеринарные клиники, агентства недвижимости, автосервисы, туристические агентства и другие. Регулярно собираем обратную связь от пользователей F.Doc, анализируем пожелания и предложения по усовершенствованию сервиса. Аккумулируя опыт одной отрасли, мы делимся им с другими, предлагая решения, которые позволяют организациям оптимизировать документооборот и упростить взаимодействие с клиентами — физическими лицами».

Упрощайте работу с документами — подключайте Безбумажный офис F.Doc.

Реклама. Правообладатель, рекламодатель – ЗАО «ЦЦС», местонахождение: 630055, г. Новосибирск, ул. Мусы Джалиля, д. 11, кабинет 309, ОГРН 1025403189602 услуга предоставляется в соответствии с Правилами использования программы для ЭВМ «Безбумажный офис F.Doc», текст представлен на сайте fdoc.ru. 6+
erid LjN8K82wX