«КОРУС Консалтинг» модернизировал систему электронного документооборота в «Южной телекоммуникационной компании»

«ЮТК» получила эффективный инструмент, обеспечивающий централизацию, стандартизацию и прозрачность процессов работы с документами, полный контроль исполнительской дисциплины, как в Генеральной дирекции, так и в филиалах акционерного общества. Закономерным результатом стало значительное сокращение сроков принятия управленческих решений.

В рамках СЭД реализован эффективный механизм по взаимодействию с филиалами. Обработка запросов, информационных писем и уведомлений, направляемых и получаемых в филиалах, осуществляется по оптимальным маршрутам. Это позволило обеспечить безбумажный документооборот между Генеральной дирекцией и филиалами и значительно сократить время прохождения документов. В систему добавлены новые процессы обработки документов, например, процесс обработки обращений граждан.

Значительно расширены функциональные возможности работы с документами и поручениями: создание проектов поручений, ответов на запросы из филиалов и в филиалы, пересылка отчетов на поручения и многие другие.

В рамках проекта разработан новый интерфейс системы. Он включает в себя контекстную помощь по всем видам документов, справочник сторонних корреспондентов, гибкую настройку профиля пользователя. Пользователь получил возможность видеть все важные вкладки в главном окне, что позволяет «одним кликом» переходить из раздела в раздел. Повышена интуитивность поиска.

Для улучшения контроля исполнительской дисциплины добавлены отчеты: о работе пользователей, работе нормоконтролера, о просроченных задачах, доступны журналы регистрации документов и другие.

Говорит Наталья Афанасьева, начальник службы управления делами ОАО «ЮТК»: «Документооборот поддерживает управленческие процессы компании и, в то же время, является их отражением. Следовательно, автоматизация процессов документооборота позволила не только повысить качество работы компании в целом, но и провести глубокий системный анализ управленческих процессов. Переход на новую версию СЭД увеличил уровень автоматизации процессов, значительно повысил удобство работы с системой, расширил список функций, необходимых как сотрудникам службы управления делами, так и остальным пользователям СЭД».

СЭД ОАО «ЮТК» функционирует на базе операционной системы IBM AIX, характеризующейся высоким уровнем безопасности, способностью к интеграции, гибкостью и надежностью. Технологии IBM обеспечили поддержку рабочих нагрузок с помощью меньшего числа серверов, повысили производительность и эффективность использования серверных ресурсов.

К новой версии системы подключены все 10 филиалов оператора связи. Специалисты компании ООО «КОРУС Консалтинг» провели обучение пользователей Генеральной дирекции и филиалов, в том числе, в режиме видеоконференций. Сегодня в СЭД работают более 1,5 тыс. сотрудников ОАО «ЮТК».

Александр Аксельрод, директор департамента «Документум» ООО «КОРУС Консалтинг», подводит итоги совместной работы: «Проект, реализованный в ОАО «ЮТК», является примером эффективного взаимодействия топ-менеджмента, сотрудников службы управления делами заказчика и специалистов нашей компании. Позитивный результат в значительной мере был обеспечен благодаря профессионализму, конструктивной позиции и нацеленности на результат руководителя службы управления делами ОАО "ЮТК"».

Проект получил высокую оценку руководителей компаний: заказчика и интегратора.

«Специалисты «КОРУС Консалтинг» успешно решили все задачи проекта и выполнили все требования к СЭД. Решение позволило сократить, прежде всего, операционные затраты компании и повысить управляемость общества в целом. Я считаю, что мы сделали правильный выбор – и решения, и партнера по внедрению», – сказал Станислав Бородин, заместитель генерального директора, директор по информационным технологиям ОАО «ЮТК».

«Мы создали систему электронного документооборота, которая не только решает задачи ОАО «ЮТК», но является типовым тиражируемым решением для всех МРК «Связьинвеста», о чем свидетельствуют проекты, выполненные нами в ОАО «Уралсвязьинформ» и ОАО «ВолгаТелеком». Это комплексное решение, полностью удовлетворяющее потребности оператора связи в автоматизации всех процессов документооборота. Сегодня мы работаем над несколькими проектами создания СЭД в крупнейших телекоммуникационных компаниях. Экспертиза «КОРУС Консалтинг» и опыт экспертов позволяют внедрять решение на самом высоком технологическом уровне и в очень сжатые сроки», – отметил Александр Семенов, генеральный директор ООО «КОРУС Консалтинг».

В дальнейших планах «Южной телекоммуникационной компании» внедрение электронно-цифровой подписи, обеспечивающей юридически значимый документооборот, внедрение модуля «Аналитическая отчетность», масштабирование системы на узлы электросвязи (УЭС), разработка и внедрение электронной библиотеки и архива документов, автоматизация на базе СЭД процессов обработки новых типов документов.