Академический подход. ЭОС внедрили систему электронного документооборота в МАИ

Компания «Электронные Офисные Системы» продолжает продвигать свои решения на рынке образования. Так, одним из последних крупных событий стало приобретение Московским авиационным институтом (МАИ) корпоративного документального сервера eDocLib. В дальнейшем в вузе планируется развернуть системы на базе других решений ЭОС – системы электронного документооборота «Дело» и системы «Дело-Web». Причем, как отмечают в компании, системы eDocLib и «Дело-Web» будут развернуты в вузовском сегменте впервые. В целом же работа с образовательными учреждениями является одним из приоритетных направлений для ЭОС. В этом сегменте у компании накоплен значительный опыт внедрений системы «Дело».

Московский авиационный институт был создан в 1930 году. В настоящее время здесь проходят обучение более 16 тыс. студентов. Институт предлагает обучение по 38 специальностям. В аспирантуре готовят кандидатов наук по 54 специальностям физико-математических, химических и технических наук, а также по 6 специальностям исторических, экономических, философских и политических наук. В докторантуре представлены более 10 научных направлений по проблемам механики, машиностроения и процессов управления. Кроме того, имеются советы по защите кандидатских и докторских диссертаций. Ученые технического университета МАИ ведут исследования по 29 научным направлениям.

В декабре 2007 года в рамках проектов по созданию современной автоматизированной системы вуза и системы менеджмента качества (СМК) Московский авиационный институт приобрел систему eDocLib компании ЭОС.

«Задачи выбора ПО и его закупки решались с использованием механизма тендеров. Критерием выбора ПО была минимальная цена за необходимый функционал, причем в этом плане компромиссы не допускались. Основными требованиями к ПО были совмещение хранения как структурированной, так и неструктурированной информации в одном месте, гибкая и достаточно сложная система ограничения прав доступа, а также поддержка версионности хранимых документов и регистрационных карточек для них. Кроме того, институту были необходимы тиражируемый «коробочный» продукт и возможность доработки под конкретные требования своими силами (встроенный язык или открытый API). В полуфинал вышли Lotus Notes, SharePoint Server, Documentum и продукты компании ЭОС. По совокупности характеристик в финал вышли eDocLib и Lotus Notes. С точки зрения стоящих перед МАИ задач и подхода к их решению между обеими системами не было большой разницы, но стоимость покупки и внедрения Notes была заметно больше. Таким образом, победителем была признана система eDocLib. Поставка выбранного ПО проводилась также через тендер», - прокомментировал заместитель начальника отдела информационных сетей МАИ Игорь Артамонов.

Необходимость внедрения системы была обоснована не только требованиями СМК. Ранее сотрудники МАИ сталкивались со сложной внутренней организацией согласования, хранения и подписания документов. Кроме того, документооборот института характеризуется большими объемами бумажных документов.

Приобретенная система eDocLib является в достаточно мере типовым решением и поэтому внедряется силами заказчика, хотя ЭОС периодически предоставляет консультационные услуги. В дальнейшем МАИ планирует привлекать специалистов разработчика для решения конкретных задач по мере их возникновения и при невозможности решить их силами своих сотрудников.

Система eDocLib – разработка компании ЭОС, которая позволяет создать корпоративный сервер данных организации с централизованным хранением электронных документов, данных, знаний произвольного вида. Кроме того, система предоставляет различные функции систематизации, поиска информации и разграничения прав доступа к ней. Она реализована на платформе Microsoft.Net и имеет четырехзвенную архитектуру. Функционирует eDocLib в сети Интернет/Интранет предприятия, что позволяет, в том числе, организовать мобильный доступ сотрудников организации к системе и одновременно упрощает ее установку и эксплуатацию. Как отмечают разработчики, eDocLib – это масштабируемая система, в которой могут работать от одного до десятков тысяч пользователей. Решение поддерживает web-интерфейс, рассчитанный как на эпизодическую, так и на постоянную работу. В числе последних внедрений eDocLib можно отметить проект в ООО «Турбоконтроль» (см. новость от 7 марта 2008 г.). Среди других крупных заказчиков систем eDocLib и «Дело» - «Московское ипотечное агентство» (см. новость от 22 января 2008 г.) и банк «Возрождение» (см. новость от 9 сентября 2007 г.). В прошлом году в рамках выставки Softool система eDocLib была признана продуктом года и заняла второе место в номинации «Документооборот».

Система, реализуемая на базе eDocLib, будет использоваться в МАИ для решения ряда прикладных задач. Так, в настоящее время решается крупная задача автоматизации документооборота учебной деятельности, в рамках которой запланированы три этапа. Сейчас стартует первый этап проекта, в рамках которого при помощи системы eDocLib сотрудники МАИ автоматизируют работу приемной комиссии. Окончание установки и настройки eDocLib для учета абитуриентов планируется на начало июня этого года (до начала работы приемной комиссии). Помимо настройки и установки этой системы в рамках первого этапа планируется обучение трех технологов МАИ.

Далее последует этап наполнения базы данными по результатам вступительных экзаменов, приказами о зачислении, а также информацией по распределению групп и т.п. Второй этап сотрудники МАИ планируют закончить в конце августа. В декабре 2008 проектная группа планирует закончить работы по реализации возможности контроля прохождения студентами процесса обучения. Это подразумевает, в первую очередь, реализацию функционала для решения ряда административных задач, где будет обеспечено управление такими документами, как приказы, ведомости, назначение поощрений и взысканий, переводы, отчисление, окончание обучения и т.п.

В итоге eDocLib сохранит и упорядочит все данные по каждому абитуриенту (впоследствии – студенту): с момента подачи документов в вуз до окончания учебного заведения (заявления, копии документов, данные об успеваемости и переводах, а также другие существенные сведения). Помимо этого, eDocLib будет использоваться для хранения различной информации по СМК, научно-исследовательской части, договорам и иным документам общего характера. Поэтому, как отмечает заказчик, особенно важно наличие в eDocLib системы разграничения и управления правами пользователей при доступе ко всему массиву хранимой информации.

В дальнейшем, в рамках работ по развертыванию системы менеджмента качества, МАИ планирует внедрение других продуктов компании ЭОС. Это система электронного документооборота «Дело» для автоматизации входящей/исходящей документации в общем отделе вуза и контроля исполнения поручений и внутреннего документооборота, а также подсистема «Дело-Web».

Напомним, что система «Дело» - комплексное промышленное решение, обеспечивает автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение электронного документооборота организации. Функционал системы «Дело» соблюдает требования регламентов и внутренних стандартов в области управления документами и информационной безопасности. В рамках внедрения типового решения «Дело» на начальном этапе сотрудники МАИ планируют обучить порядка 10 пользователей.

Также планируется начать работы по внедрению системы «Дело-Web», которая разработана для создания мобильных рабочих мест и организации удаленного доступа. На первом этапе будет автоматизировано примерно 5 рабочих мест. Как и в случае с продуктом eDocLib, разработчики ЭОС отмечают, что система «Дело-Web» также впервые внедряется в вузе.

Продукты компании ЭОС давно используются в организациях образовательной отрасли. ЭОС уже много лет реализуют программу «Документооборот со студенческой скамьи», в рамках которой все программные продукты в учебных целях поставляются в вузы бесплатно, при этом компания стала пионером в проведении работ такого плана. Так, например, в учебном процессе его используют в Рязанском государственном университете им. С.А. Есенина. В свое время филиал Вятского государственного гуманитарного университета в Кирово-Чепецке выбрал эту систему как базу для своей СЭД. Ивановский государственный энергетический университет и Нижегородский государственный лингвистический университет им. Н.А. Добролюбова также используют системы разработки ЭОС. ЭОС осуществляет продвижение своих разработок на рынок образования как самостоятельно, так и через партнеров. Например, поставки ПО в регионах провели: в Липецкий государственный педагогический университет – компания «Компьютерные компоненты», в филиал Орловской региональной академии государственной службы в Туле – компания «СофтЭксперт». По сведениям компании, всего ПО разработки ЭОС поставлено в 136 вузов и 41 среднее специальное учебное заведение России, а также в 23 учебных заведений СНГ. Причем компания ЭОС и ее партнеры не ограничиваются простой поставкой ПО. Преподаватели учебных заведений проходят обучение. Впоследствии им оказывается полноценная техническая поддержка по «горячей линии». Помимо СЭД «Дело» в учебные заведения поставляются другие программные продукты: система автоматизации архивной деятельности «Архивное Дело» и система кадрового учета «Кадры».

«Сотрудничество нашей компании с учебными заведениями не ограничивается только поставкой и обеспечением функционирования программных продуктов. Очень важным аспектом взаимодействия является методическая работа. Мы делимся нашими различными разработками: например, роль СЭД в системах менеджмента качества и применении разнообразных программных продуктов для автоматизации СМК. Вузы проводят большую научную работу, результаты которой помогают компании ЭОС на протяжении многих лет являться лидером в области автоматизации документационного обеспечения управления и электронного документооборота. Наша компания всячески поддерживает такую научно-исследовательскую работу. Например, мы организовываем конкурсы на лучшие рефераты в области ДОУ, где главный приз - стипендия ЭОС для студентов, а также проводим семинары и курсы для преподавателей и для студентов», - отметил директор по управлению качеством компании «Электронные Офисные Системы» Алексей Мальков.

Говоря о присутствии компании ЭОС на рынке НИИ и образования, по данным отраслевых аналитиков, доля ее внедрений составляет 25 %. По рынку СЭД в целом ЭОС также занимает лидирующие позиции с долей 39 %. Немалую роль в таких достижениях играет активная маркетинговая стратегия. Как сообщили в компании, «в целях продвижения наших продуктов мы проводим выставки и презентации в Москве и регионах. Кроме того, компания проводит клиентскую конференцию «Осенний документооборот» и партнерскую конференцию «Весенний документооборот». В числе других инициатив - реклама в СМИ (электронных и печатных) и контекстная реклама в Интернете. Особенно высока активность ЭОС в регионах, где мы стабильно два раза в месяц проводим презентации в различных городах. Также мы участвуем в конференциях и выставках для вертикальных рынков».

«Что касается планов по развитию компании в 2008 году: компания, занимающая лидирующую позицию на рынке, не может себе ставить иных целей, кроме увеличения своей рыночной доли. 41 % прошлогоднего роста - выше среднеотраслевого (по оценке специалистов ЭОС), но во многих проектах компания подошла к определенному порогу, после которого может начаться еще более быстрое продвижение», - прокомментировали в пресс-службе ЭОС.

Сейчас можно выделить два стратегических направления развития, которых компания будет придерживаться в 2008 году. Важным фактором, оказывающим влияние на все развитие отрасли, является включение документационных технологий в инфраструктурные решения ведущих поставщиков ПО, в т.ч. Microsoft, Oracle, IBM. Такого рода решения открывают перед разработчиками СЭД совершенно новые возможности. В этих рамках ЭОС в мае этого года на выставке Docflow-2008 представит новое решение – первую отечественную тиражируемую систему документооборота, реализованную в среде SharePoint Portal Server 2007, новейшем документационном портале корпорации Microsoft. В результате заказчик получит не просто систему документооборота, которую он должен будет интегрировать со своими портальными решениями, а полноценную интегрированную систему, обеспечивающую решение всех задач управления неструктурированными информационными ресурсами. Более того, в случае SPPS он получит также систему, автоматически интегрированную со всеми офисными приложениями MS Office.

Ключевой проблемой дальнейшего развития отрасли в России является проблема отсутствия общепринятых норм юридической значимости электронных документов, а также национальных стандартов, определяющих единые требования к форматам представления, хранения и обмена электронными документами, к системам их обработки и хранения. Наиболее реальным путем быстрого решения этой проблемы является, по мнению специалистов ЭОС, адаптация ряда общепризнанных международных стандартов в этой области и связанных с ними систем испытаний и сертификации. «Исторически в России сложилась унифицированная методология коллективной работы с документами – делопроизводство (документационное обеспечение управления), архивное дело. Это дает огромные преимущества при создании единой национальной системы электронного документооборота. Однако сегодня, не закрепляя это в стандартах и увеличивая ничем не оправданное многообразие, это преимущество не только не используется, но теряется. Именно поэтому компания ЭОС на II Национальном конгрессе «Приоритеты развития экономики. Партнерство государства и бизнеса» (см. новость от 18 сентября 2008 г.) выступила с инициативой выработки национальных стандартов СЭД, гармонизированных с международными стандартами. И мы планируем целый ряд новых инициатив и конкретных шагов в этом направлении», - сообщили в пресс-службе компании.


Подробности

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) была образована в августе 1994 года. Миссия компании - разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. Специалисты ЭОС разрабатывают и поставляют программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета. ЭОС оказывают услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала. Штат компании насчитывает 140 специалистов. Продукты компании - система электронного документооборота «Дело», подсистема «Дело-Web», интеграционное решение «ДЕЛО» - 1С, опции «Юридически значимый и защищенный документооборот, «ЭЦП и шифрование», «Поточное сканирование»; система кадрового учета «Кадры»; система eDocLib (Electronic Documents Library) и др.

Продукты компании используют более 1,5 тыс. организаций, в число которых входят крупнейшие коммерческие и государственные структуры России, а общее количество установленных рабочих мест превысило 120 тыс. Среди ключевых клиентов разработчика - ЦБ РФ, банки «ВТБ 24», «Петрокоммерц», Счетная палата РФ, аппарат Государственной думы, аппарат Совета Федераций Федерального собрания РФ, ВГТРК/ГТРК «Культура», Госатомнадзор России и др.

Рубрики: Интеграция, Маркетинг, ПО, Кадры

Ключевые слова: системное программирование, договор программное обеспечение, поставка программного обеспечения, прикладное программное обеспечение, программное обеспечение, программное обеспечение виды программного обеспечения, программное обеспечение компьютера, программное обеспечение управления, проектирование программного обеспечения, разработка программного обеспечения, рынок программного обеспечения, система программного обеспечения, стоимость программного обеспечения, установка программного обеспечения, программы soft, интеграция, системная интеграция, интеграция приложений, системы хранения данных, бизнес-решение, информационные технологии, информационные системы, внедрение, автоматизация, системы автоматизации, автоматизация процессов, автоматизация учета, автоматизация управления, автоматизация бизнеса, программы автоматизации, автоматизация предприятий, управление, разработки , разработка программ, центр разработки, автоматизация бизнес процессов, моделирование бизнес-процессов, оптимизация бизнес-процессов, управление бизнес-процессами, база данных, автоматизация документооборота, автоматизация делопроизводства, система документооборота, система электронного документооборота, СЭД, организация документооборота, электронный документооборот, документооборот предприятия, ECM, ЭОС, системный интегратор, сервер хранения данных, корпоративные системы хранения данных, управление хранением данных, технологии хранения данных, услуга хранения данных, студенты, student, студентки, молодежь, Documentum, Москва, Moskva, Moscow, ЦФО