Внедрение ABACUS Financial (AF7) в сети японских ресторанов

Проект автоматизации сети ресторанов и кафе ассоциации "Веста-центр интернешнл" стартовал в декабре 2007 года. Генеральным заказчиком сразу были сформулированы основные задачи проекта - объединить в единую информационную сеть около 25 существовавших на тот момент ресторанов и кафе г.Москвы, максимально сократить затраты на подключение новых предприятий динамично развивающейся сети, а также сделать учет прозрачным для аудита.
Исполнителем поставленных задач была выбрана компания "ОМЕГА", хорошо зарекомендовавшая себя в течение более чем 10-летней истории использования ее продукта "ABACUS Professional" для ведения бухгалтерского и налогового учета в большинстве предприятий сети.

"Веста-центр интернешнл", одна из крупнейших ассоциаций российского ресторанного бизнеса, включающая рестораны и кафе нескольких различных торговых марок. В нее входят: сеть кафе "Якитория", сеть японских закусочных "Якитория-Бенто", сеть кафе "Гин-но Таки", ресторан "НКонг", кафе "Навруз", кафе "ИСТ буфет", кафе "Cпорт Бар - Якитория", кафе "Менза - Территория лапши".

За первый месяц проекта, совместно с аудиторами Заказчика, удалось разработать единый стандарт ведения учета для всех предприятий ассоциации. Был утвержден план счетов, необходимые аналитические классификаторы, схемы документооборота по участкам, а также типовые хозяйственные операции, с отражением в целях бухгалтерского и налогового учета.

Благодаря наличию глубоких знаний функционала собственного программного продукта "ABACUS Professional", и с учетом навыков практического использования его аудиторами и бухгалтерами заказчика, стала возможной разработка пакета конверторов для переноса входящих остатков и справочников из существующих разрозненных баз данных каждого предприятия в единую систему "ABACUS Financial".

Параллельно с процессом стандартизации учета, необходимо было решить вопросы технического обеспечения единой сети. В кратчайшие сроки было приобретено и установлено серверное оборудование, с двукратным запасом производительности, рассчитанным для обеспечения перспектив роста сети, проведен полный аудит и реорганизация каналов связи всех точек Москвы в единую сеть. Для некоторых районов, имеющих угрозу нестабильности интернет-каналов, предусмотрели резервные каналы мобильной связи на основе GPRS (при трехуровневой архитектуре системы "ABACUS Financial" этого вполне достаточно для обеспечения полноценной работы удаленных рабочих мест).

Сразу после новогодних праздников, в январе 2008 года, разработанный совместно с аудиторами стандарт автоматизированного учета был апробирован в двух торговых точках, специально выбранных для этой цели. По итогам пилотного запуска в принятый стандарт были внесены некоторые коррективы, с целью более успешной его адаптации для ресторанов и кафе ассоциации. Технология выполнения каждой хозяйственной операции была зафиксирована в соответствующей памятке-инструкции.

И уже с февраля, "вооружившись" утвержденными генеральным заказчиком стандартами учета, пакетом памяток-инструкций по работе в системе, а также набором конверторов по переносу остатков из системы "ABACUS Professional" в "ABACUS Financial", в соответствии с согласованным календарным планом-графиком, специалисты "ОМЕГИ" начали работу на предприятиях ассоциации. На перевод каждой точки отводилось четыре дня. Работы велись по трем-четырем точкам Москвы параллельно.

За исключением нескольких предприятий, перевод которых был сдвинут по организационным причинам, процесс объединения предприятий в единую систему был завершен до окончания первого квартала, то есть за три месяца с начала проекта. Затем была настройка внешней отчетности+ шквал телефонных консультаций+ подключение еще пяти объектов, открывшихся в течение второго квартала.

В кратчайшие сроки все поставленные цели достигнуты. Процесс подключения нового ресторана занимает несколько часов. Идет постепенная передача прав управления настройками системы в руки собственных специалистов заказчика. Объем телефонных консультаций "ОМЕГИ" для 30 точек, включающих около сотни пользователей, сократился до нескольких звонков в день. И главное - перевод главного бухгалтера на другую точку или подключение нового аудитора не требует никакого знакомства со спецификой и передачи дел. Нужно всего лишь установить пользователю права на доступ к другому предприятию холдинга.
 

Опубликовал: Игорь Плотников (info@ict-online.ru)

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: интеграция, автоматизация, система управления