ОАО «Уралсвязьинформ» – универсальный оператор услуг связи Уральского региона. Компания работает на территории семи субъектов РФ общей площадью 1,9 млн кв. км с населением более 15 млн человек: Курганской, Свердловской, Тюменской и Челябинской областей, Пермского края, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов. На 1 января 2009 года общее количество абонентов ОАО «Уралсвязьинформ» по основным услугам составляет более 10 млн, в том числе 3,7 млн абонентов фиксированной и 5,7 млн абонентов мобильной связи, 541 тыс. пользователей широкополосного доступа в Интернет, 117 тыс. – платного телевидения. Услуги сотовой связи и новые услуги ОАО «Уралсвязьинформ» оказывает под торговой маркой Utel. В компании работает 23 тыс. сотрудников.
До установки Documentum системы электронного документооборота в «Уралсвязьинформ» не существовало, были лишь частично автоматизированные процессы, в основном на базе IBM Lotus. Выбор программной платформы оператор начал еще в 2003 году. Департамент управления делами ОАО «Уралсвязьинформ» совместно с ИТ-специалистами оператора проанализировали порядка тридцати продуктов, по большей части отечественных. Основной выбор заказчика лежал между платформами Lotus Domino и Documentum. «Платформа EMC Documentum, эксплуатируемая на тысячах рабочих мест на предприятиях с распределенной организационной структурой, была одной из немногих, отвечавших нашим критериям по функциональности, производительности и масштабируемости. Кроме опыта крупных внедрений и поддержки распределенных сред, нас привлекала в EMC Documentum возможность интеграции с ERP-системой. К тому же в 2003 году это была единственная на российском рынке СЭД, сертифицированная на соответствие международному своду требований к функционалу обеспечения безопасности информационных систем», – отмечала тогда директор департамента управления делами ОАО «Уралсвязьинформ» Надежда Макерова.
Напомним, что EMC Documentum – один из лидеров мирового рынка систем ECM (Enterprise Content Management). Это полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (включая различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах становления компании, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая ориентированную связь различных информационных систем между собой. Платформенность – это преимущество решения, но также и недостаток – из-за высокой стоимости внедрения.
На тендерное предложение по внедрению системы на платформе EMC Documentum в ОАО «Уралсвязьинформ» откликнулись несколько компаний, в итоге предпочтение было отдано петербургскому игроку «Рексофт». Отметим, что «Рексофт» является партнером корпорации Documentum с 2001 года, а с 2003 года – Бронзовым партнером Documentum в области реализации проектов по внедрению систем электронного документооборота. В «Рексофт» создан специальный центр по разработке решений на базе платформы Documentum 5, где работают сертифицированные компанией Documentum специалисты. В числе клиентов «Рексофт», для которых были реализованы проекты по автоматизации документооборота, – «МДМ-Банк», МТТ, «Номос-Банк», «ПетерСтар», «Салаватнефтеоргсинтез». Проект в ОАО «Уралсвязьинформ» стал для этого интегратора ключевым среди внедрений EMC Documentum. Специалисты «Рексофт» полностью взяли на себя реализацию проекта: от анализа документопотоков «Уралсвязьинформ», поставки лицензионного ПО Documentum до работ по настройке и адаптации стандартного программного обеспечения под нужды оператора и промышленного внедрения системы в условиях ограниченных сроков (см. новость раздела «Рексофт» от 31 января 2005 г.).
Как сообщали в ОАО «Уралсвязьинформ», начало внедрения пришлось на период с сентября по декабрь 2004 года, когда была сформирована проектная команда, закуплены лицензии, подготовлена техническая база. Одновременно в генеральной дирекции «Уралсвязьинформа» разрабатывались нормативные акты необходимых для описания и регламентации всех бизнес-процессов, связанных с обработкой документов. С 1 января 2005 года началась опытная эксплуатации системы для регистрации документов. К серверу EMC Documentum были подключены пользователи из генеральной дирекции. Первые полгода все документы регистрировались параллельно и в системе, и традиционным способом в журнале. За это время к первым шести рабочим местам добавилось еще пять, появилось девять рабочих мест с удаленным доступом в филиалах с направлением «согласование и утверждение проектов приказов по тарифам».
Следующим шагом стал переход на промышленный сервер и расширение функциональности системы. Параллельно велось обучение групп сотрудников и специалистов ИТ-служб на базе учебного центра екатеринбургского филиала. В компьютерных классах были смоделированы ключевые рабочие места, где на виртуальном сервере компании «Уралсвязьинформ» можно было поработать в СЭД на разных должностях. Возникающие вопросы решались с разработчиками из «Рексофт» в режиме on-line.
В дальнейшем к СЭД были подключены 300 рабочих мест в генеральной дирекции, в том числе 9 удаленных рабочих мест – по одному во всех филиалах компании. Было проведено 9 тестирований по методике приемо-сдаточных испытаний. Процесс доработки был итерационным и продолжался в течение всего лета и осени 2005 года, а первого декабря 2005 года система была введена в промышленную эксплуатацию.
Что касается другого петербургского интегратора, «КОРУС Консалтинг», то, по данным spbIT.ru, на первом этапе этот игрок выполнял незначительную часть работ. В дальнейшем, однако, «КОРУС Консалтинг» стал выступать в роли основного исполнителя данного проекта. Отметим, что практика EMC Documentum также является одним из приоритетных направлений работы «КОРУС Консалтинг». Компания предлагает заказчикам ряд типовых решений на базе EMC Documentum, которые совместимы и могут быть объединены друг с другом. Практика Documentum в «КОРУС Консалтинг» объединяет более 70 специалистов. В числе клиентов «КОРУС Консалтинг» по направлению EMC Documentum – сеть гипермаркетов «Лента», ОАО «Южная телекоммуникационная компания», ОАО «Уралсвязьинформ», компания «ЯрегаРуда», архитектурное бюро ABD architects, страховая компания «АИГ Лайф», Федеральное агентство по управлению федеральным имуществом по г. Москве и др.
Второй этап внедрения предварило нагрузочное тестирование СЭД, которое курировал уже «КОРУС Консалтинг». Тестирование оказалось самым масштабным в России, оно состоялось в сентябре 2007 года в бенчмарк-центре компании Sun Microsystems, Inc., (г. Манчестер, Великобритания). Результаты тестирования производительности подтвердили качество созданного решения и прогнозируемые показатели, которые гарантированно обеспечат развертывание системы электронного документооборота во всех филиалах ОАО «Уралсвязьинформ».
Как рассказали в пресс-службе «КОРУС Консалтинг», для проведения тестирования СЭД ОРД в качестве аппаратной платформы были выбраны серверы Sun Fire E6900 на базе процессора UltraSPARC IV+ и Sun Fire T2000 на базе процессора UltraSPARC T1. Работы осуществлялись силами объединенной команды специалистов ОАО «Уралсвязьинформ», «КОРУС Консалтинг» и Sun Microsystems Inc. Предлагаемые аппаратная платформа и кастомизированное решение на базе EMC Documentum при заданном количестве – 900 – одновременных (активных в единицу времени) пользователей (при такой нагрузке за 1 час создается примерно 1,5-2 тыс. документов и задач) достигли следующих показателей производительности: среднее время отклика по основным замеряемым операциям составило 2-3 секунды, среднее время перехода задач по статусам – 15-30 секунд. Во время проведения тестирования было подтверждено, что архитектура СЭД даже при максимальных нагрузках обеспечивает одновременную поддержку более 2 тыс. пользователей без снижения времени отклика и времени перехода задач по статусам.
В марте 2008 года был произведен запуск и начата опытная эксплуатация системы электронного документооборота в генеральной дирекции и МФИСТ ОАО «Уралсвязьинформ». В мае-июне 2008 года СЭД v3.0 была запущена в четырех филиалах компании в городах Екатеринбург, Пермь и Ханты-Мансийск. К середине августа 2008 года к корпоративной СЭД были подключены Тюменский и Ямало-Ненецкий филиалы. Далее проводилось внедрение системы в Челябинском и Курганском филиалах.
В конце сентября 2008 года в «КОРУС Консалтинг» сообщали, что внедрение электронного документооборота позволило заказчику унифицировать и стандартизировать процедуру рассмотрения документов, обеспечить прозрачность прохождения каждого документа и наладить соблюдение регламентов по исполнению документов. Созданная система автоматизировала бизнес-процессы компании, связанные с обработкой всей входящей и исходящей корреспонденции, с поддержкой полного жизненного цикла организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Создание, согласование, подписание, регистрация, рассылка и архивирование организационно-распорядительной и информационно-справочной документации начали проводиться в электронном виде. При этом благодаря электронному архиву поиск нужной документации ускорился на порядок, а стоимость ведения архива снизилась на 80 %.
Третий этап внедрения СЭД включал в себя развертывание системы договорного документооборота на все филиалы ОАО «Уралсвязьинформ», внедрение функции электронной цифровой подписи (ЭЦП), построение системы аналитической отчетности на платформе Oracle BI и ее интеграцию с СЭД. Так, благодаря внедрению модуля договорного документооборота были автоматизированы функции согласования, одобрения, подписания и регистрации договорных документов (договоры, соглашения, контракты). ЭЦП позволила отказаться от подписания бумажных версий внутренних документов с гарантией целостности и подлинности электронных документов в СЭД и обеспечения их юридической значимости. Отмечается, что в ОАО «Уралсвязьинформ» действует собственный удостоверяющий центр, который самостоятельно генерирует сертификаты, дающие право подписи документов. Эту услугу компания предоставляет не только внутренним, но и внешним клиентам. А благодаря системе аналитической отчетности, построенной на платформе Oracle BI, в ОАО «Уралсвязьинформ» регламентировано составление более 30 различных отчетов, позволяющих оперативно получать необходимую информацию. До внедрения модуля аналитической отчетности на формирование некоторых отчетов (например, сбор информации для годового отчета) уходило до нескольких недель. При этом над решением этой задачи трудилось большое количество специалистов. После внедрения BI время формирования любых отчетов составляет несколько минут, а для создания нового отчета достаточно трудозатрат одного сотрудника, владеющего предметной областью.
Одной из ключевых особенностей проекта можно считать принципиально новый подход к обучению пользователей. Было проведено очное обучение сотрудников ОАО «Уралсвязьинформ», включая персональное обучение топ-менеджмента компании. Также разработан курс дистанционного обучения, позволяющий в интерактивном режиме в короткие сроки проводить обучение тысяч сотрудников и обучать новых сотрудников прямо на рабочих местах.
В дальнейших планах ОАО «Уралсвязьинформ» – самостоятельное масштабирование системы на территориальные узлы электросвязи (ТУЭС). Примером служит успешное подключение рабочих мест сотрудников Пермского ТУЭС к электронному документообороту Пермского филиала электросвязи.
Это уже не первый случай острой конкуренции между компаниями «КОРУС Консалтинг» и «Рексофт» в области внедрения EMC Documentum. В частности, по данным spbIT.ru, эти компании сталкивались на тендерах в телекоммуникационных компаниях «ПетерСтар» и «Петербург Транзит Телеком». В компании «Рексофт» комментарии отказались давать, сославшись на отсутствие PR-менеджера.
Цифры говорят
