Третий день «Весдока-2013»: направления развития продуктов ЭОС

Отметим, что об итогах года для ЭОС и отраслевых трендах можно прочитать в материале по итогам первого дня «ВесДока-2013» (см. материал рубрики «ЭОС» от 25 апреля 2013 г.), а в материале по итогам второго дня партнерской конференции можно ознакомиться с итогами развития партнерской сети компании (об этом см. материал рубрики «ЭОС» от 26 апреля 2013 г.).

По словам председателя совета директоров ЭОС Владимира Баласаняна, сегодня с системами электронного документооборота работает несколько поколений сотрудников, которые предъявляют к ней совершенно разные требования, в особенности к пользовательскому интерфейсу. И если раньше работа в СЭД преимущественно происходила с карточками и набором реквизитов, то сегодня возрастает понимание того, что первичен именно электронный документ, что неизбежно должно сказаться и на пользовательском интерфейсе системы. В то же время следует учитывать, что прошлое обновление интерфейса системы вызвало негативное отношение пользователей, не смотря на значительные улучшения, они сильно привыкли к предыдущей версии. Эта инерция вообще характерна для делопроизводителей, в массе своей людей уже далеко не молодых. Поэтому, с одной стороны, редизайн интерфейса проводить нужно, с другой – сохранить простоту и минимализм совершаемых действий для ежедневных рутинных процедур делопроизводства. У яркости картинки есть и другая сторона: одним из рыночных трендов становится то, что решение о выборе СЭД все чаще принимают не те, кто будет в ней работать постоянно, а сами руководители, которым более важна наглядность и яркость отображения информации, чем функциональность и простота. Поэтому в ЭОС сейчас работают над редизайном именно «ДЕЛО-WEB» (web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям СЭД). Что же касается «толстого» клиента «ДЕЛО», то там к настоящему времени все настолько отработано в плане юзабилити и простоты работы, что в компании решили ничего не менять, именно с «толстым» клиентом будут продолжать работать делопроизводители.

«Я не очень понимаю, ради чего это все нужно менять, нам удалось подобрать оптимальный с точки зрения производительности сотрудника дизайн, когда на экране размещено ровно столько информации, сколько нужно, не больше и не меньше. Вполне возможно, что стилистически мы сейчас проигрываем, плюс есть еще не терпящий критики довод, что, если система существует долго, она уже старая и неудобная. Но яркостью картинки сегодня действительно можно привлечь только людей, эпизодически работающих в системе, – тех же руководителей. А для постоянно работающих в СЭД сотрудников важен минимализм действий для совершения той или иной операции. Поэтому редизайн коснется только «ДЕЛО-WEB», однако нельзя сказать, что мы просто сидели все это время, мы сотрудничали и с дизайнерами, и со специалистами по юзабилити. Сейчас такая работа продолжается для EOS for SharePoint, а далее и для eDocLib. А вся работа по СЭД «ДЕЛО» уже проведена, весь вопрос на самом деле заключается в том, что будет, когда мы покажем новый интерфейс пользователям», – рассказывает Владимир Баласанян.

Новый интерфейс «ДЕЛО-WEB», по словам первого заместителя генерального директора ЭОС Юрия Назарова, появится к концу года, он будет ориентирован на электронный документооборот. «Но у нас, как и у коллег по рынку, еще очень много клиентов, живущих в условиях карточного оборота. Однозначно рано или поздно к этому все придут, но у нас возникает закономерный вопрос – не рано ли?» – отмечает г-н Назаров.

Один из возможных вариантов интерфейса «ДЕЛО-WEB» будущей версии 13.0: переход от электронной карточки к электронному образу документа

В то же время, по словам Владимира Баласаняна, ярким примером нового интерфейса СЭД может служить использование мобильного решения ЭОС «АРМ Руководителя» для планшетов под ОС Windows 7 и на обычных стационарных компьютерах, что уже является практикой во многих организациях – клиентах ЭОС. Это одно из преимуществ «АРМ Руководителя», в котором реализована поддержка как сенсорного экрана, так и мышки, – решение позволяет полноценно работать с Microsoft Word и другими приложениями. Хотя интерфейс следующей версии «АРМ Руководителя» тоже все еще обсуждается, каких-то хоть сколь-нибудь структурированных и, самое главное, единообразных, требований у руководителей нет, каждый видит это по-своему. Поэтому, к примеру, мобильное решение iEOS (аналог «АРМ Руководителя» для iPad) в ЭОС пока решили сделать в черно-белом минималистском стиле.

«Кто-то говорит «то, что нужно» (Госдума), другие недовольны, им нужна картинка ярче. То есть, еще раз повторю, мы в итоге столкнулись с тем, что с СЭД начинают все больше работать не просто делопроизводители, которые привычно работают в оптимизированном под их нужды «толстом» клиенте «ДЕЛО», а средний класс, который работает в системе эпизодически и требует привлекательного интерфейса. Над этим мы и работаем. Потому что раньше при выборе системы была все-таки функциональность, сейчас же во многом это интерфейс и наглядность для первых лиц, которые все чаще начинают принимать решение о выборе СЭД вместо делопроизводителей. А они принимают решение, исходя не из быстроты регистрации документа, к примеру, а из красочности интерфейса», – комментирует г-н Баласанян.

С мобильными решениями связана и еще одна тенденция, которая широко обсуждалась на «Весеннем документообороте – 2013», когда продвинутые руководители уже не удовлетворяются наличием простого Front-end системы электронного документооборота, они стремятся решать другие задачи: ведение расписания, планирование встреч, совещаний и т. д. Причем, чтобы эти функции выполнял помощник, к примеру, кто-то записывается на прием, и помощник фиксирует у себя, – сразу же это появляется в «АРМ руководителя». У ЭОС есть другой продукт «Приемная руководителя», который закрывает эти функции. Соответственно сейчас, по словам первого заместителя генерального директора ЭОС Юрия Назарова, в компании думают над тем, как бы из этих двух продуктов создать единое решение, объединив с АРМ. Кроме того, появляются и требования по онлайновой работе в СЭД с мобильных АРМ.

Текущий интерфейс мобильного «АРМ Руководителя» ЭОС для планшетов под ОС Windows 7

«Сейчас фактически «АРМ руководителя» (как и аналогичные решения конкурентов) работает в пассивном режиме простой электронной почты, когда руководителю присылают документ, он просматривает его и принимает решение. Сейчас же ряд продвинутых руководителей ставят вопрос шире – о мобильной работе с СЭД в активном режиме, к примеру, для возможности поиска документов в системе, выдаче по ним распоряжений, создания и т. д. Но здесь возникает проблема – три или тридцать три кнопки. Потому что когда создается полнофункциональное решение, возникает большое количество вариантов использования с неизбежным кратным увеличением кнопок. В то же время руководители же бывают разные, подавляющей массе все еще действительно достаточно трех кнопок», – рассказывает Юрий Назаров.

Что касается проблемы цифровой подписи в мобильном решении iEOS (аналог «АРМ Руководителя» для iPad), то сертифицированных решений крипто-провайдеров, по словам г-на Назарова, для этого планшета до сих нет, да и вряд ли появится. Сейчас компания «Алладин Р.Д.» выпустила аппаратный ридер смарт-карт для цифровой подписи для iPad, iEOS будет работать как раз с ним. Это единственное решение, которое можно сертифицировать, потому что крипто-процедура выполняется не в самом iPad, а в ридере. Соответственно, сертифицируется именно он, а планшет выполняет при этом абсолютно пассивную роль. В итоге на выходе получается оригинал документа, прошедший через крипто-процедуры ридера, который на другом конце интерпретируется как с цифровой подписью. Соответственно, в этом случае сам iPad можно будет вывозить без внешнего ридера за границу, вы не вывозите никакие устройства с элементами шифрования.

Общение партнеров ЭОС на конференции «Весенний документооборот – 2013» в рамках бизнес-игры

На «Весеннем документообороте – 2013» говорили не только о мобильных решениях, а, к примеру, о следующей версии портальной СЭД EOS for SharePoint 3.5, которая готовится к выходу в ближайший месяц, рассказал заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков. По его словам, новая версия решения уже проходит тестирование у одного из заказчиков ЭОС. При ее разработке компания сосредоточилась на быстродействии и производительности, в архитектуру была заложена возможность работы с большими объемами информации в рамках электронного документооборота (несколько Тбайт). Появился единый совместный поисковый модуль, за счет чего была снижена нагрузка на саму платформу SharePoint, для которой такие запросы достаточно тяжелы. Вследствие этого была также изменена архитектура личных сайтов, если в версии 3.5 они еще будут, то в следующей версии они будут заменены на «единое рабочее место». Это будет своеобразным слепком со всех систем, рабочее место будет самодостаточным и унифицированным, в нем можно будет создать документ, найти его, сформировать отчет (самые различные представления). Благодаря всему этому действительно получилось создать унифицированное рабочее место в системе EOS for SharePoint (более подробно о самом решении и опыте автоматизации госуслуг на его базе можно прочитать в интервью с председателем Комитета по информационным технологиям правительства Республики Бурятия Валерием Андроновым от 30 октября 2012 г.)

«Сейчас мы можем настраивать различные места с точки зрения навигации – представления, столбцы, связанные документы и т. д. остаются, мы можем настраивать любое количество шаблонов. По умолчанию, вероятно, у нас будут такие шаблоны для исполнителей, регистраторов и для руководителей, можно будет входить в систему и работать в одном месте, не выходя оттуда. Вторым важным направлением развития системы стало расширение функциональности EOS for SharePoint 3.5. К примеру, у нас полноценно будут реализованы «рабочие дни», ранее это было только workflow, теперь же во всех процессах, связанных с исполнением документа. Что касается поручений, то появляется полноценный контроль, когда можно включить с предупреждением или запретить выдачу подчиненных поручений в сроки, превышающие определенные для работы с документом. Далее мы сделали полноценный каскад подчиненных поручений сверху вниз и снизу вверх (если вам дали поручение, которое вы переназначили и исполнили, оно исполняет вашу задачу автоматически). В рамках работы с поручениями у нас также появится переназначение контроля, когда начальник может самостоятельно делегировать контроль любому подчиненному. Еще можно добавить, что у нас появилось рубрицирование поручения», – рассказывает Евгений Червяков.

Кроме того, по его словам, в функционале новой версии EOS for SharePoint появится новая схема замещения «за период», что очень удобно, – ранее, когда забывали указать окончание срока замещения, документы переставали приходить важному адресату. Кроме того, новая схема организации рабочего места в системе позволяет переключаться на замещаемого человека, а не отображать все задачи разом, как это было ранее. Что самое важное – решена проблема с допуском. К примеру, если ранее вам переданы документы, созданные до вашего замещения, вы к ними доступа не имели. Теперь же в режиме замещения доступ к ним выдается автоматически в момент первого обращения. Стоит также отметить, что в версии 3.5 можно быстро формировать отчеты с учетом большого объема информации. В ней также появились иерархические личные папки, теперь можно любой проект документа положить в личную папку, где с ним можно работать. И наконец, новые «рабочие места», по словам г-на Червякова, проработаны с точки зрения интерфейса, они созданы в минималистическом стиле с наличием только необходимых кнопок для работы.

Слева направо: председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян, первый заместитель генерального директора ЭОС Юрий Назаров, заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков

Что касается перспектив развития совместного продукта ЭОС и «Ростелекома» – облачного решения «О7.ДОК», то в настоящее время готовится его новая версия. В настоящее время выполнено четыре проекта внедрения «О7.ДОК»: в администрации г. Брянска, а также трех минздравах Владимирской, Воронежской и Костромской областей (более подробно о самом решении и внедрении в Брянске можно прочитать в материале с конференции «Осенний документооборот – 2012» от 23 октября 2012 г.). По первому опыту использования решения было выявлено несколько принципиальных вещей, не совпадающих с изначально запланированным. «У нас были некоторые иллюзии, мы думали, что «О7.ДОК» будут использовать на уровне муниципалитета, но теперь планируется и на федеральном уровне. А это автоматически тянет за собой необходимость наличия такого функционала, как интеграция с МЭДО, мощный модуль workflow, мобильное решение «АРМ Руководителя» и т. д., который изначально вообще не закладывался. Потом выяснилось, что для муниципального уровня электронно-ориентированный документооборот не подходит, пришлось добавлять поддержку бумажных документов. Сейчас мы осмысливаем все то, что получили в качестве обратной связи в процессе внедрений «О7.ДОК» и расширяем функционал новой версии продукта, которая выйдет уже совсем скоро. Помимо вышесказанного, она будет отличаться от текущей повышенной производительностью, мультибраузерностью, переработанным интерфейсом и поддержкой госуслуг», – рассказывает председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян.

В то же время так как «О7.ДОК» был создан на базе собственной платформы ЭОС eDocLib, то доработки новой версии облачного решения, коснутся и самой платформы – ее новая коробочная версия выйдет в течение следующих двух месяцев. О ее новых возможностях рассказал генеральный директор компании «КС-Консалтинг» – наиболее авторитетного партнера ЭОС по платформе eDocLib – Андрей Балабанов. По его словам, точно в «коробке» появится: поддержка электронной подписи; конструктор маршрутов и бизнес-процессов (workflow), позволяющий составлять, к примеру, сложные маршруты визирования и согласования документов путем настройки справочников и без всякого программирования; много возможностей по аналитике, печатным и отчетным формам (интеграция с SQL-репортинг); цепочки подчиненных поручений (поручение на поручение). А также множество мелких, но приятных и давно ожидаемых интерфейсных доработок, которые очень облегчат жизнь, в частности, позволяет в разы снизить трудоемкость при начальном запуске системы в эксплуатацию. Из того, что обещают в ЭОС, также мультибраузерность eDocLib (помимо Internet Explorer, это будут Mozilla Firefox и Google Chrom, возможно, – Safari).

Пока внедрено четыре проекта по «О7.ДОК» – совместного облачного решения ЭОС и «Ростелеком», но это лишь начало

«Говоря о нашем собственном решении на этой платформе «eDocLib: Актив Бизнес», можно уже с уверенностью утверждать, что уже летом этого года мы выпустим его обновленную версию. Кроме того, мы надеемся, что выпустим дополнительную опциональную подсистему для разнообразных оповещений (поступление новых документов, новые правки в них) без необходимости захода в систему – то есть это некий фоновый процессинг, который мониторит и выводит различные события в трее. В любом случае мы обновим модуль интеграции «eDocLib: Актив Бизнес» с Microsoft Outlook (синхронизация календарных событий, плановые работы по договору и т. д.), новая версия нашего решения будет полностью совместима с Microsoft Office 2013», – отметил в заключение г-н Балабанов. Напомним, что о проекте внедрения «eDocLib: Актив Бизнес» в сети аптек «Первая помощь» можно прочитать в соответствующем материале рубрики «Проекты» от 18 декабря 2012 г.