ICL Services реализовала автоматизированный перенос данных для Rehab Family

Rehab Family - семейная клиника психического здоровья и лечения зависимостей - внедрила новую CRM-систему. В связи с этим было необходимо перенести данные из старой системы в новую. Большую часть информации нужно было бы переносить вручную, что было бы очень трудозатратно, к тому же был велик риск ошибки из-за человеческого фактора. Поэтому компания обратилась к ICL Services за решением по автоматизированному переносу данных. 

Задача переноса чувствительных персональных данных

Заказчик запустил проект внедрения новой облачной CRM-системы. Ранее заказчик использовал другую систему, но ее функционал устарел и возможности развития системы не было. На этапе запуска в промышленную эксплуатацию необходимо было перенести чувствительную персональную информацию клиентов заказчика в новую систему.

Часть информации удалось выгрузить из старой и загрузить в новую CRM-систему. Часть информации хранилась в формате приложенных к карточкам клиентов документов и выгрузить её автоматически было невозможно. Процесс переноса документов вручную был неудобен и потенциально занимал бы слишком много времени. К тому же нельзя было исключать риск человеческой ошибки. С учетом того, что в старой CRM-системе было более 21 тыс. различных записей, на перенос всей этой информации, по предварительных оценкам, нужно было бы затратить более 1500 часов.

Своих ресурсов у заказчика не хватало, стоимость привлечения подрядчика была слишком высока и не входила в плановые затраты проекта, так же, как и привлечение, например, студентов для физического переноса информации было невозможно в виду чувствительной персональной информации, с которой необходимо было работать.

Перед ICL Services стояла задача по корректному переносу чувствительных персональных данных из одной системы в другую за ограниченное время и небольшой бюджет. В результате проекта был разработан робот на платформе RPA UiPath, который по заданному алгоритму выполнил перенос данных из старой CRM-системы в новую.

Экономия ресурсов и отсутствие утечки данных

С учетом того, что скорость обработки информации роботом намного превышает скорость работы человека, а также учитывая тот факт, что робот работает 24x7, по предварительным расчетам, робот должен выполнить эту работу менее чем за 1 месяц. На согласование деталей проекта, заключение договора, разработку робота, его тестирование, развертывание платформы и запуск в эксплуатацию ушел всего 1 месяц. В рамках проекта были разработаны тест-кейсы, которые покрывали все возможные исключения в работе робота. Таким образом, система должна работать практически автономно без привлечения персонала заказчика.

Робот взаимодействовал с обеими системами исключительно через пользовательский интерфейс и пользовался стандартным функционалом CRM-систем. Стоит отметить, что такой перенос конфиденциальной информации был проведён без риска утечки за счёт минимизации человеческого фактора. 

Итог проекта

Робот обработал более 21 тыс. записей в исходной CRM-системе и перенес необходимые документы в новую за 20 календарных дней. Факт внедрения робота сократил трудоёмкость задачи в три раза, а срок переноса данных был сокращён почти в 10 раз за счёт круглосуточной работы робота в сравнении с восьмичасовым рабочим днём обычного сотрудника.